من المقرر تقديم التقارير في 15 اليوم التقويمي  التالي لإغلاق ربع السنة الذي يغطيه التقرير. التقارير المالية مطلوبة، حتى لو لم تحدث أي نفقات. تتطلب إدارة خدمات العدالة الجنائية DCJS تقديم جميع التقارير باستخدام أنظمة إدارة المنح عبر الإنترنت (OGMS). يتيح نظام إدارة المراجعة الداخلية للميزانية للمستخدمين تقديم التقارير المالية والتقارير المرحلية وطلب الأموال وإجراء تعديلات على الميزانيات المعتمدة الحالية وعرض حالة جميع المعلومات المقدمة في نظام إدارة المراجعة الداخلية للميزانية.  يمكن أيضًا الحصول على مزيد من المعلومات حول نظام إدارة خدمات الحوكمة في مكتب إدارة العدل في واشنطن على الموقع الإلكتروني:  https: //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.

يجب أن يكون كل موظف من موظفي المشروع المعينين كمدير المشروع ومسؤول المشروع والمسؤول المالي مسجلاً في نظام إدارة المنحة OGMS للوصول إلى وظائف إدارة المنحة.  في حالة تغيير أي من موظفي المشروع يرجى إرسال نموذج تحديث البرنامج إلى مراقب المنحة. يجب أن يسجل الموظفون الجدد في نظام إدارة المنحة على الموقع الإلكتروني www.ogms.dcjs.virginia.gov/register.do للوصول إلى المنحة ووظائف إدارة المنحة.  بالنسبة للأسئلة والمساعدة الفنية وإزالة موظفي المشروع من نظام إدارة المشاريع، يجب على الموظف المفوض المدرج في الصحيفة الأمامية للمنحة الاتصال بـ ogm ssupport@dcjs.virginia.gov.  يُرجى تضمين رقم المنحة ومجال برنامج المنحة في سطر الموضوع في رسالة البريد الإلكتروني المرسلة إلى دعم مكتب إدارة الدعم الحكومي.   

إذا كان موظفو برنامج الضحايا/الشهود غير قادرين على تقديم التقارير الفصلية إلى DCJS بحلول الموعد النهائي المطلوب، فيجب على موظفي البرنامج:

• إبلاغ مراقب المنحة عن طريق البريد الإلكتروني لطلب تمديد التقرير المرحلي ربع السنوي
• قم بإخطار إدارة المنح عن طريق البريد الإلكتروني لطلب تمديد التقرير المالي ربع السنوي

يجب أن يكون هناك سبب معقول لهذا التأخير (على سبيل المثال، مشاكل في الكمبيوتر، أو وجود وظيفة شاغرة للموظفين، إلخ).

حتى لو تمت الموافقة على التمديد من قبل مراقب المنحة أو من قبل موظفي إدارة المنح، لا يمكن للمحلية طلب التمويل حتى يتم استلام التقرير المالي والتقرير المرحلي والموافقة عليهما. بالإضافة إلى ذلك، يجب استلام جميع الشروط الخاصة بالمنحة وبيان قبول المنحة الموقع من قبل إدارة المنح في DCJS قبل أن تطلب المنطقة المحلية الأموال.

يرجى ملاحظة أن مجلس خدمات العدالة الجنائية قد اعتمد السياسة التالية:

سيكون أحد العوامل الرئيسية في تحديد أهلية الحصول على التمويل المستمر هو الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير المالية والتقدم المحرز في المنحة. لن يتم النظر في أي متلقٍ حالي للتمويل من خلال برنامج منح الضحايا/الشهود للحصول على تمويل مستمر إذا كان أي من التقارير المالية والتقدمية المطلوبة للمنحة الحالية متأخرًا عن موعد استحقاق طلب الاستمرار أكثر من 30 يوم. لسبب وجيه، يتم تقديمه خطيًا، يجوز لإدارة خدمات العدالة الجنائية التنازل عن هذا الحكم.

يُطلب من البرامج الممولة بمنحة من DCJS الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالمنحة والتي قد تشمل الوثائق البرنامجية والمالية لمدة ثلاث سنوات بالإضافة إلى سنة المنحة. يجوز تخزين أو مسح أي سجلات أقدم من فترة الاحتفاظ المطلوبة وفقًا لتقدير مدير البرنامج والوكالة الراعية.

غرامأنر الرقم: هذا هو الرقم الذي يحدد برنامجك الممول من المنحة. يتم تعيينها سنوياً من قبل دائرة قاضي القضاة. يمكن العثور على الرقم في بيان المنحة الممنوحة. ويجب أن تتضمن جميع المراسلات الموجهة إلى مركز جنيف الدولي للعدالة الانتقالية هذا الرقم.

اسم البرنامج: الإشارة إلى اسم البرنامج. يرجى التأكد من تضمين اسم المنطقة والضحية/الشاهد في العنوان. على سبيل المثال، "برنامج الضحايا/الشهودفي مقاطعة مونرو ".

فترة الإبلاغ: هي الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير المرحلي.

تمتد "السنة المالية" لمنح الضحايا/الشهود من يوليو 1 حتى يونيو 30. يتم تسمية السنة المالية بالسنة التي تنتهي فيها المنحة. على سبيل المثال، بالنسبة لسنة المنحة من يوليو 1 ، 2016 حتى يونيو 30 ، 2017 السنة المالية هي 2017.

يشير "الربع" إلى فترة الثلاثة أشهر التي يغطيها التقرير. تبدأ الأرباع مع السنة المالية في يوليو 1. وبناءً على ذلك,

• يغطي "الربع الأول" يوليو 1 حتى سبتمبر 30.
• يغطي "الربع الثاني" أكتوبر 1 حتى ديسمبر.31
• "الربع الثالث" يغطي الفترة 1 من يناير حتى مارس.31
• يغطي 1 30" الربع الرابع" أبريل حتى يونيو.