يشبه نظام السياسات والإجراءات الخاصة بتقييم المطابقة العينية وتوثيقها وتسجيلها ومعالجتها والإبلاغ عنها العملية المستخدمة لتتبع جميع النفقات التنظيمية. تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء نظام تتبع المباراة في وضع ميزانية المباراة. تحدد هذه الميزانية المتوقعة المبلغ النقدي والمبلغ العيني. يوفر إنشاء مراكز التكلفة للإبلاغ عن المطابقة النقدية طريقة تتبع مباشرة.
يجب أن يحتفظ متلقو المنح بسجلات تُظهر بوضوح المصدر والمبلغ والفترة التي تم خلالها تخصيص المنحة. يتم تحديد المساهمات العينية بقيمتها السوقية العادلة. يجب أن يكون أساس تحديد قيمة الخدمات والمواد والمعدات الشخصية موثقًا ومدعومًا قدر الإمكان بنفس الأساليب التي تستخدمها الجهة الممنوحة لموظفيها الذين يتقاضون أجورًا. الخدمات التطوعية المستخدمة كمباراة عينية مسموح بها وموصى بها. قد تكون الخدمات التطوعية خدمات مهنية أو فنية أو استشارية أو عمالة ماهرة/غير ماهرة تساعد في المشروع. يجب الاحتفاظ بسجلات توثق جميع الخدمات التطوعية المستخدمة كمقابل عيني.
للحصول على إرشادات إضافية حول قيمة الوقت التطوعي، انتقل إلى www.independentsector.org/volunteer_time. قد يؤدي عدم الامتثال لتوثيق المبالغ العينية المطابقة إلى اشتراط تقديم مطابقة نقدية و/أو تخفيض مبلغ المنحة و/أو شروط أخرى للمنحة.