قبل الزيارات الموقعية، سيرسل مراقب المنحة رسالة إخطار رسمية قبل الزيارة بـ 30 يوم تقويمي على الأقل قبل الزيارة لتأكيد مواعيد ونطاق المراجعة؛ وتقديم تفاصيل الوثائق اللازمة للمراجعة؛ وتحديد الإطار الزمني المتوقع للمراجعة؛ والتأكد من وجود المسؤولين الرئيسيين أثناء الزيارة. سيزود مراقب المنحة أيضًا الجهة الممنوحة الفرعية بقائمة مراجعة البنود التي يجب مراجعتها (الموجودة على صفحة خدمات الضحايا: https: //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) وطلب تجميع الوثائق الداعمة قبل بداية الزيارة.
أثناء المراجعة، سيقوم مراقب المنحة باستكمال أداة مراقبة المستفيد الفرعي ومعالجة المخاوف الملحوظة مع المستفيد الفرعي. سيقوم مراقب المنحة بتتبع كل خطوة يتم اتباعها أثناء عملية المراجعة، وتوثيق المحادثات مع موظفي الجهة المستفيدة من المنحة الفرعية، وتفقد التقدم المحرز في المشروع/البرنامج. في نهاية زيارة المراقبة في الموقع، سيجتمع مراقب المنحة مع المسؤولين الرئيسيين لعرض النتائج المبدئية التي تم تدوينها من المراجعة المالية. بعد زيارة المراقبة في الموقع، سيصدر مراقب المنحة رسالة ما بعد المراجعة إلى الجهة الممنوحة الفرعية في غضون 60 يوم تقويمي يوثق فيها التوصيات الخاصة بالإجراءات التصحيحية ويطلب تقديم خطة عمل تصحيحية في غضون 45 يوم تقويمي من قبل الجهة الممنوحة الفرعية، إذا لزم الأمر.