يجب على الجهة الممنوحة من الباطن أن تسمح لـ DCJS وممثليها بالوصول إلى جميع السجلات المتعلقة بجميع المنح والحق في فحصها. ويشمل ذلك تقديم الوثائق المالية أو البرنامجية المتعلقة بهذه المنحة على الفور، عند الطلب، بما في ذلك توثيق النفقات والأنشطة المنفذة بالأموال الممنوحة. يجب الاحتفاظ بالسجلات في الموقع فعلياً و/أو إلكترونياً.
يجب الاحتفاظ بالسجلات ذات الصلة بالمنحة لمدة ثلاث (3) سنوات من تاريخ تقديم تقرير الإنفاق النهائي. يجب على الجهات المستفيدة من الباطن توفير إمكانية الوصول، بما في ذلك معلومات قياس الأداء، بالإضافة إلى السجلات المالية والوثائق الداعمة والسجلات الإحصائية وغيرها من السجلات ذات الصلة المشار إليها في 2 C.F.R. 200.333. يجب الاحتفاظ بملف عن كل منحة فرعية. يجب أن يعكس الملف رقم المنحة الفرعية ويجب أن يحتوي على الأقل على ما يلي:
بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها عالية الخطورة، سيقوم موظفو DCJS بزيارة مراقبة في الموقع سنويًا. بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها متوسطة الخطورة، سيقوم موظفو DCJS بإجراء مراقبة في الموقع كل عامين. بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها منخفضة المخاطر، سيقوم موظفو DCJS بزيارة الموقع كل أربع سنوات. يمكن أن تتم الزيارات الميدانية بشكل أكثر تواترًا بناءً على أوجه القصور المالية أو البرنامجية المحددة أو غيرها من مؤشرات عدم الامتثال.
قبل الزيارات الموقعية، سيرسل مراقب المنحة رسالة إخطار رسمية قبل الزيارة بـ 30 يوم تقويمي على الأقل قبل الزيارة لتأكيد مواعيد ونطاق المراجعة؛ وتقديم تفاصيل الوثائق اللازمة للمراجعة؛ وتحديد الإطار الزمني المتوقع للمراجعة؛ والتأكد من وجود المسؤولين الرئيسيين أثناء الزيارة. سيزود مراقب المنحة أيضًا الجهة الممنوحة الفرعية بقائمة مراجعة البنود التي يجب مراجعتها (الموجودة على صفحة خدمات الضحايا: https: //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) وطلب
الرصد هو عملية المراجعة، مع موظفي المشروع الممول من المنحة، لتنفيذ المشروع وأنشطته وأدائه ونفقاته لتحديد ما إذا كان يعمل على النحو المقترح في طلب المنحة المعتمد ووفقًا لمتطلبات وشروط المنحة، وكذلك أي متطلبات تنظيمية سارية، وتحديد أي احتياجات للمساعدة الفنية لمتلقي المنحة. قد تشمل المراقبة مراجعة الجوانب المالية والبرنامجية للمشروع الممول من المنحة.
سيقوم موظفو إدارة المنح بـ
عندما يتم تحديد مخاطر مادية في منظمة أو مشروع متلقٍ فرعي ما، 2 CFR 200.331 يتطلب من الكيانات المارة تنفيذ أدوات إدارة المخاطر لضمان المساءلة المناسبة والامتثال لمتطلبات البرنامج وتحقيق أهداف الأداء. تشمل الأمثلة على أدوات إدارة المخاطر المتاحة ما يلي
يأخذ تقييم المخاطر في الاعتبار العوامل المالية والبرنامجية التالية:
يتم إكمال تقييم المخاطر من قبل مراقب المنحة قبل بدء فترة تقديم المنحة و/أو سنويًا لإبلاغ خطة المراقبة للسنة المالية التالية. سيكمل مراقبو المنح تقييمًا للمخاطر باستخدام تقييم مخاطر مراقبة المنح، والذي يفي بالعناصر المطلوبة في 2 CFR 200.331(ب)، لتقييم مخاطر عدم امتثال كل متلقي منحة فرعية للقوانين واللوائح الفيدرالية وشروط وأحكام وشروط المنحة لتحديد المستوى والجدول الزمني المناسبين لمراقبة المتلقي من الباطن.
