وفقًا للدليل المالي للمنح الصادر عن وزارة العدل (DOJ)، يتعين على جميع المتلقين من الباطن إنشاء أنظمة محاسبية وسجلات مالية ملائمة والاحتفاظ بها وحساب الأموال الممنوحة لهم بدقة. يجب أن يكون لدى الجهات المستفيدة نظام إدارة مالية قادر على تسجيل استلام أموال المنحة والالتزام بها وإنفاقها والإبلاغ عنها. يجب أن تكون الأنظمة المحاسبية قادرة على احتساب أموال المنح بشكل منفصل (لا خلط بين الأموال). يسمح النظام المحاسبي الملائم للمستفيدين بالاحتفاظ بالوثائق لدعم جميع المقبوضات والنفقات والالتزامات الخاصة بالأموال الفيدرالية. احتفظ بسجلات ووثائق محاسبية مفصلة لتتبع جميع المعلومات التالية:
- الأموال الفيدرالية الممنوحة
- الأموال الفيدرالية المسحوبة
- الأموال المطابقة من المنظمات الحكومية والمحلية والخاصة، عند الاقتضاء
- دخل البرنامج
- المنح الفرعية (المبلغ، والغرض، وشروط المنحة، والوضع الحالي)
- العقود المنفقة مقابل المكافأة
- المصروفات
يُرجى الرجوع إلى الجزء الفرعي دال من 2 C.F.R. Part 200 ، بما في ذلك 2 C.F.R. § 200.302 ، لمزيد من المعلومات.