تنظيم الأسئلة الشائعة
يجب الاحتفاظ بالسجلات ذات الصلة بالمنحة لمدة ثلاث (3) سنوات من تاريخ تقديم تقرير الإنفاق النهائي. يجب على الجهات المستفيدة من الباطن توفير إمكانية الوصول، بما في ذلك معلومات قياس الأداء، بالإضافة إلى السجلات المالية والوثائق الداعمة والسجلات الإحصائية وغيرها من السجلات ذات الصلة المشار إليها في 2 C.F.R. 200.333. يجب الاحتفاظ بملف عن كل منحة فرعية. يجب أن يعكس الملف رقم المنحة الفرعية ويجب أن يحتوي على الأقل على ما يلي:
- المستندات الداعمة لأي نفقات تتعلق بهذه المنحة الفرعية (مثل الإيصالات الأصلية والفواتير وغيرها);
- توثيق الجداول الزمنية للموظفين والمتطوعين المتعلقة بالمنحة الفرعية;
- نُسخ موقعة من أي عقد مدعوم بمنحة فرعية;
- وثائق لمطابقة أموال المنح الفرعية;
- معدل التكلفة غير المباشرة;
- سجلات الملكية للمعدات التي تم شراؤها بأموال المنحة، بما في ذلك الأرقام التسلسلية؛ و
- معلومات أخرى ذات صلة (على سبيل المثال، المراسلات مع إدارة خدمات العدالة الجنائية، ومراجعات الميزانية، والشروط الخاصة، وما إلى ذلك)