OGMS - الأسئلة المتداولة

نعم، لا تزال عمليات السداد تتم كل ثلاثة أشهر.  للاطلاع على المواعيد النهائية لإعداد التقارير، يُرجى الرجوع إلى حزمة المنحة و/أو الاتصال بمراقب المنحة.

في الوقت الحالي، التوثيق الداعم للنفقات غير مطلوب لجميع البرامج.   يمكن إرسال أي أسئلة تتعلق بمشروعك أو برنامج المنح الخاص بك إلى مراقب المنح الخاص بك.

ستظهر الميزانية عالية المستوى لجميع البرامج. قد تتضمن بعض برامج المنح نماذج إضافية ولكن ليس جميعها. النماذج المعروضة في مقاطع الفيديو التدريبية هي أمثلة على نماذج لأغراض العرض التوضيحي.

لا، لا يمكن تغيير الخط الذي تم إدخاله.

سيستخدم النظام عنوان البريد الإلكتروني الذي قدمته أثناء التسجيل. يجب أن يتم تعيين عنوان البريد الإلكتروني لشخص من الموظفين لديه حق الوصول لعرض المراسلات المهمة المتعلقة بمنحتك.  يتم إنشاء التنبيهات من خلال النظام وسيتم إرسالها إلى جميع جهات الاتصال في المنحة.

نعم، يطلب نموذج تفاصيل النفقات تقرير النفقات سطرًا بسطر.  يمكنك الاتصال بمراقب المنحة للحصول على إرشادات إضافية.

غالبية المنح هي منح سداد التكاليف فقط. يُرجى الاتصال بمراقب المنحة للحصول على إرشادات إضافية.

ستقوم البرامج بجدولة الدورات التدريبية الخاصة بها. ليس لدينا مواعيد متوقعة في الوقت الحالي. راجع مراقب المنحة للحصول على معلومات إضافية.

سيقوم متصفحك عادةً بما يلي.

نعم، إنه جديد. في بعض الأحيان، يتعين على DJCS مراجعة إجراءاتنا للحفاظ على الامتثال للجهات الممولة الحكومية والفيدرالية.

راجع مراقب المنحة الخاص بك للحصول على تعليمات إعداد التقارير.

قد يعتمد التكرار على برنامج المنحة المحدد.

بقدر ما تحتاج، فالنظام ليس لديه حد لجهات الاتصال الإضافية.

لم يتم تنفيذ سوى عدد قليل من برامج المنح في النظام. يُرجى الاتصال بمراقب المنحة للحصول على إرشادات إضافية.

إذا كان الشخص مرتبطاً بالمنحة فسيكون لديه حق الوصول إلى جميع إمكانيات الإدارة. ومع ذلك، لن تكون المنح المغلقة متاحة إلا إذا تمت إضافة الشخص الجديد إلى المنحة.

سيتمكن أي شخص مرتبط بالمنحة من الاطلاع على التقرير.

راجع مراقب المنح الخاص بك بشأن استخدام وظيفة "السحب" قبل استخدامها. ومع ذلك، إذا قمت بسحب تقرير، فسيتعين عليك بدء تقرير جديد تمامًا.  ستنسحب إذا كانت غير صالحة أو غير مطلوبة.

للحصول على إرشادات إضافية بشأن الإبلاغ عن تفاصيل النفقات، يُرجى الرجوع إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد الحكومية & و/أو الاتصال بمراقب المنحة. 

ستشمل كلاً من الراتب والهامش.  للاطلاع على تعليمات محددة حول كيفية إدخال المطالبات، يرجى زيارة صفحة موارد التدريب & الخاصة بمكتب إدارة الموارد العامة و/أو الاتصال بمراقب المنحة.

ستتضمن عملية المطالبات التقرير المالي وطلب الأموال التي اعتدت عليها في نظام معلومات الإدارة العامة (GMIS).  يقع تقاطع المصطلحات في https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources

الجهة الممنوحة هي المنظمة، والتي يمكن أن تكون محلية. المستفيد من المنحة هو المتلقي الأولي للأموال من إدارة خدمات العدالة الجنائية الذي يوقع على بيان منح المنحة.

لا، منسق البرنامج هو موظفو إدارة خدمات العدالة الجنائية الذي ينسق فرصة التمويل (برنامج المنح). مراقب المنح الخاص بك هو الشخص المعين لمساعدتك في المنح الخاصة بك، ومراقبة الامتثال، وتوفير التدريب والمساعدة الفنية. في إطار بعض برامج المنح، قد يكون هؤلاء هم نفس موظفي إدارة خدمات العدالة الجنائية.

يمكنك طباعة تقارير فارغة في معاينة تقرير الحالة. 

يرجى الاتصال بمراقب المنح للحصول على إرشادات إضافية أو إرسال هذا السؤال إلى OGMSsupport@dcjs.virginia.gov

لا، لا يمكنك تقييد الوصول إذا كانت مرتبطة بالمنحة.

نعم، ستظهر ميزة الطباعة عند معاينة المطالبة.

هذا قرار عملية داخلية. إذا أرادت المنطقة المحلية أن يقوم المسؤول المالي بمراجعة الطلبات والموافقة عليها قبل تقديمها فهذا قرارها.  لم يعد سير العمل المتمثل في قيام الشخص بإدخال الطلب وإرساله إلى موظف الشؤون المالية للموافقة عليه موجودًا في نظام إدارة العمليات.

سيتعين عليك تقديم نموذج تغيير تعديل العقد مع معلومات مدير المدينة الجديد والتأكد من تسجيل الشخص الجديد في نظام إدارة التغييرات OGMS.  بعد الموافقة على تعديل العقد وتسجيل الشخص، يمكنك ربطه بالمنحة. للحصول على تعليمات مفصلة اتصل بمراقب المنحة الخاص بك.

يرجى تأكيد تعليمات الإبلاغ مع مراقب المنحة الخاص بك.

نعم.

نعم، ما لم يخبرك مراقب المنحة بخلاف ذلك أو كانت منحتك واحدة مما يلي:

• CCCA/PSA - الإصلاحيات المجتمعية & منح توسيع خدمات ما قبل المحاكمة - تاريخ البدء 1/1/2021
• منحة توسيع نطاق خدمات ما قبل الإفراج وما بعد السجن - تاريخ البدء 1/1/2021
• منح VSTOP - العنف ضد المرأة - تاريخ البدء 1/1/2021
• منحة برنامج خدمات الاعتداء الجنسي - تاريخ البدء 1/1/2021.

نعم.

لن تدخل تحت بند خاص إلا إذا كانت منحتك ممولة من الصناديق الخاصة بالولاية. سيتيح لك العقد معرفة الفئات التي ستستخدمها.  يرجى الرجوع إلى فرصة التمويل للحصول على تعليمات محددة و/أو الاتصال بمنسق البرنامج.

ربع واحد = 3 شهر

لا، لن تذهب إلى شخص آخر لمراجعتها.

لم يشتمل المثال التدريبي على ميزانية ذات ميزانية مطابقة. إذا كان لديك شرط مطابقة، ستظهر الأعمدة في الميزانية ونماذج المطالبات.  يُرجى الرجوع إلى فرصة التمويل للاطلاع على التعليمات التفصيلية أو الاتصال بمراقب المنحة.

ضع قائمة بجميع الموظفين المسؤولين عن إدارة المنحة.  سيكون لدى هؤلاء المستخدمين القدرة على إكمال وتقديم التقارير، وتعديلات العقود، والمراسلات، وعرض معلومات المنح.

يعتمد ذلك على برنامج المنحة. اتصل بمراقب المنحة للحصول على إرشادات إضافية.

نعم، يخطط مركز جنيف للخدمات القضائية للمضي قدمًا لنشر جميع فرص التمويل الجديدة في نظام إدارة ضمان الجودة الشاملة.

عند إكمال عملية السداد، سيقوم نظام إدارة العمليات بتعبئة المبالغ تلقائيًا من الميزانية المعتمدة وحساب الرصيد المتاح. لن يسمح لك النظام بإدخال نفقات في فئة غير معتمدة في الميزانية.  للاطلاع على تعليمات محددة حول كيفية إدخال المطالبات يرجى زيارة صفحة موارد التدريب & الخاصة بمكتب إدارة الموارد العامة و/أو الاتصال بمراقب المنحة.

نعم، لدى النظام مهلة زمنية إذا كنت غير نشط لمدة 30 دقيقة.

نعم، لا يزال بإمكانك إرسال التقرير.  إذا كنت تتوقع تقديم تقرير حالة متأخر، فستحتاج إلى التواصل مع مراقب المنحة للحصول على التعليمات واستكمال تعديل عقد تمديد التقارير.

لا يسمح OGMS بأدوار محددة للمستخدم للمستخدمين الخارجيين.

نعم، سيحتاج الجميع إلى التسجيل للحصول على حساب جديد.  بمجرد تسجيلك، سيرسل لك النظام سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني باسم المستخدم الجديد وكلمة المرور المؤقتة.

تستند المنظمة إلى رقم الهوية الفيدرالي المرتبط بمنحة دائرة خدمات العدالة الجنائية المركزية.

عند قيامك بالتسجيل، ستقوم بإدخال معلوماتك الشخصية في النموذج العلوي وهي معلومات الاتصال الخاصة بشركتك. يوجد نموذج تنظيم منفصل حيث يمكنك إدخال معلومات الاتصال الخاصة بالمنطقة المحلية.

نعم، يجب أن يقوم مسؤول مشروع المنحة بالتسجيل في النظام.

لا.

أرسل طلبك بالبريد الإلكتروني إلى ogmssupport@dcjs.virginia.gov

أدخل ogms.dcjs.virginia.gov في شريط عنوان URL الخاص بك.

لا يسمح OGMS بتعيين الأدوار للمستخدمين الخارجيين. ومع ذلك، عند إكمال الطلب، ستدخل معلومات الاتصال لمدير المشروع ومدير المشروع والمسؤول المالي.

يُرجى الاتصال بمراقب المنح الخاص بك لمعرفة الجدول الزمني لموعد بدء برنامج المنح الخاص بك في استخدام نظام إدارة المنح الحكومية.

أرسل منطقتك وهذا العدد إلى ogmssupport@dcjs.virginia.gov لتضمينها في الموقع الإلكتروني ogmssupport@dcjs.virginia.gov.

أضف أصفارًا إلى نهاية الرقم لجعله 9 أرقام.

لا، ستحتاج إلى التسجيل مرة واحدة فقط.  بمجرد تسجيلك، يمكنك التقدم بطلب للحصول على أي فرصة تمويل يتم نشرها.

لا، سيرى المستخدمون فقط المنح التي يرتبطون بها، لذا من المهم إضافة الأفراد الضروريين كجهات اتصال إضافية.

سيكون لكل شخص لوحة تحكم خاصة به.  إذا كان لديك موعد نهائي مشترك، سيظهر هذا العنصر في كلتا لوحتي المعلومات.  ومع ذلك، تكون كل لوحة تحكم فريدة للشخص الذي قام بتسجيل الدخول.

رقم تعريف صاحب العمل (EIN) هو رقم مكون من تسعة أرقام تخصصه مصلحة الضرائب الأمريكية. يتم استخدامه لتحديد الحسابات الضريبية لأصحاب العمل وبعض الآخرين الذين ليس لديهم موظفين. تستخدم IRS هذا الرقم لتحديد دافعي الضرائب المطلوب منهم تقديم إقرارات ضريبية تجارية مختلفة.

نعم يجب عليهم التسجيل، وتحتاج DCJS إلى نسخة من القرار. يُرجى الاتصال بمراقب المنحة للحصول على إرشادات إضافية.

سيحتاج أي فرد يستخدم OGMS إلى التسجيل. سيتلقى عنوان البريد الإلكتروني الذي تقوم بإدخاله تنبيهات النظام لأشياء مثل المواعيد النهائية للتقارير وتغييرات الحالة والمراسلات من دائرة قاضي القضاة.

يرجى التحقق مرة أخرى من DUNS الذي تقوم بإدخاله. إذا كانت لا تزال لديك مشكلة فأبلغ عنها إلى ogmssupport@dcjs.virginia.gov.

يمكنك تحديث ملفك التعريفي (معلوماتك الشخصية) بمجرد الموافقة عليك.

رموز FIPS هي أرقام تحدد المناطق الجغرافية بشكل فريد. يختلف عدد الأرقام في رموز FIPS حسب المستوى الجغرافي. تحتوي رموز نظام FIPS على مستوى الولاية على رقمين، بينما تحتوي رموز نظام FIPS على مستوى المقاطعة على خمسة أرقام، أول رقمين منها هما رمز FIPS للولاية التي تنتمي إليها المقاطعة. في OGMS، سيعرض رمز FIPS على مستوى المقاطعة 3 رقم.

فتح باب التسجيل في OGMS مفتوح! يُرجى ملاحظة أن عملية التسجيل يمكن أن تستغرق 3-5 أيام.

إذا كان كلا الشخصين سيعملان على المنحة، فيمكنك تضمين كليهما. عندما يغادر مدير المشروع الحالي، ستتمكن من إزالته من المنحة بعد منحها.

اتصل بـ ogm ssupport@dcjs.virginia.gov للإبلاغ عن الموقع المفقود.

اختيار مجال واحد من مجالات اهتمام البرنامج لا يحد من إمكانية التقدم إلى مجالات البرنامج الأخرى. هل هو لأغراض التسجيل فقط. 

UEI هو DUNS الخاص بالمنظمة.

اتصل بمكتب الشؤون المالية في مؤسستك.

هذا هو رقم ID الفيدرالية لمؤسستك. إنه نفس الرقم الذي استخدمته في أوراق الوجه عندما تقدمت بطلب للحصول على منحة في الماضي.

يجب على أي فرد يساعد في تقديم الطلب و/أو إدارة المنحة التسجيل في نظام إدارة المنحة في مكتب إدارة المشاريع. ويشمل ذلك مديري المشاريع ومسؤولي المشاريع والمسؤولين الماليين. لا يوجد حد لعدد الأشخاص الذين يمكنهم التسجيل في منظمة واحدة.

على الرغم من أن DCJS يقوم بإدراج مسؤولي المشروع في معظم اتصالاتنا، إلا أن مسؤولية المنظمة هي التأكد من تسجيل جميع الأشخاص اللازمين في نظام إدارة المشاريع.

كلا، سيحتاج الجميع إلى التسجيل في نظام إدارة المحتوى التعليمي المفتوح.

نعم.

نعم.

https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources

لا يتم حفظ النماذج تلقائيًا لذا يجب النقر فوق حفظ. يمكنك الحفظ أثناء التنقل دون إكمال الحقول المطلوبة. ومع ذلك، لا يمكنك وضع علامة "مكتمل" على النموذج حتى تكتمل جميع الحقول المطلوبة.

نعم، الاستمرار في استخدام نظام المعلومات الإدارية المتكامل لبرامج المنح التي لم يتم ترحيلها إلى نظام إدارة النظم العالمية.

نعم، سيتعين عليك إعادة تقديم تقريرك المرحلي في نظام إدارة الأداء الحكومي.

يوفر الزر "المساعدة عبر الإنترنت" الذي يظهر في جميع أنحاء النظام مساعدة إرشادية حسب الشاشة التي تتصفحها.  سيرسل زر فرصة التمويل "طرح سؤال" زر طرح سؤال السؤال إلى منسق البرنامج.

نعم، ستستخدم جميع برامج المنح في نهاية المطاف نظام إدارة المنح OGMS. يُرجى الاتصال بمراقب المنح الخاص بك لمعرفة الجدول الزمني لبدء استخدام برنامج المنح الخاص بك في استخدام نظام إدارة المنح الحكومية.

يوفر موقع DCJS الإلكتروني الخاص بالتدريب على نظام إدارة العدالة الجنائية في الولايات المتحدة الأمريكية مقاطع فيديو تدريبية مسجلة ومواد إضافية لمساعدتك في النظام.  https://www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources

سوف تتلقى إشعارات من برنامج المنح الخاص بك عندما يتم تنفيذه في نظام إدارة المنح الحكومية مع معلومات إضافية.

يجب توجيه جميع الأسئلة المتعلقة ببرنامج منح محدد إلى مراقب المنح الخاص بك.

ستنتقل جميع المنح إلى نظام إدارة ضمان الجودة الشاملة ولكن في أوقات مختلفة. اتصل بمراقب المنحة لمعرفة الجدول الزمني لبرنامج المنحة الخاص بك. يجب على أي فرد يساعد في طلب المنحة أو إدارتها التسجيل في النظام. تتوفر الدورات التدريبية على الموقع الإلكتروني حتى يتمكنوا من مشاهدتها في أي وقت.

في البداية، سيظل بيان عملية منح المنح كما هو. سوف تتلقى نسخة ورقية ليقوم مدير المشروع بالتوقيع عليها وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى DCJS.

بالنسبة للمرحلة الأولى من التنفيذ، نقوم بتحويل عدد مختار من منح DCJS:

• CCCA/PSA - الإصلاحيات المجتمعية & منح توسيع خدمات ما قبل المحاكمة - تاريخ البدء 1/1/2021
• منحة توسيع نطاق خدمات ما قبل الإفراج وما بعد السجن - تاريخ البدء 1/1/2021
•  منح VSTOP - العنف ضد المرأة - تاريخ البدء 1/1/2021
•  منحة برنامج خدمات الاعتداء الجنسي - تاريخ البدء 1/1/2021

يُرجى الاتصال بمراقب المنح الخاص بك لمعرفة الجدول الزمني لبدء استخدام برنامج المنح الخاص بك في استخدام نظام إدارة المنح الحكومية. من المقرر أن تبدأ طلبات المنح/فرص التمويل الجديدة في النظام الجديد.  قد تكون هناك استثناءات، لذا استمر في مراجعة موقع DCJS الإلكتروني للاطلاع على جميع فرص التمويل والإرشادات.

ستتمكن من طباعة المستندات من OGMS.

نعم.

نعم، ستكون الجلستان متاحتين على موقعنا الإلكتروني.  ستكون التسجيلات متاحة بعد الانتهاء من جميع الجلسات.

يُرجى الاتصال بمراقب المنح الخاص بك لمعرفة الجدول الزمني لموعد بدء برنامج المنح الخاص بك في استخدام نظام إدارة المنح الحكومية.

في هذا الوقت، يجب عليك استخدام GMIS للوصول إلى البيانات التاريخية.

نعم، إذا سمحت للآخرين بالوصول إلى تطبيقك يمكن لعدة مستخدمين تعديل المعلومات وعرضها

نعم، يمكنك إجراء تعديلات حتى ترسل الطلب.

يمكنك تحديد شخص واحد فقط كجهة اتصال أساسية.

يجب إدراج مدير المشروع كجهة الاتصال الرئيسية ولكن يمكن إدراج أفراد آخرين ضمن جهات الاتصال الإضافية.  

لا، التعبئة التلقائية غير متاحة في نماذج الطلبات.  ومع ذلك، يمكن أن يتيح لك برنامج منح محدد خيار نسخ الطلب في إطار فرص التمويل المستقبلية. 

ستقدم تعديلاً للعقد وتسجيل الفرد الجديد في نظام إدارة علاقات العملاء.  بمجرد اكتمال التسجيل والموافقة على تعديل العقد، ستحتاج إلى إضافة الفرد كجهة اتصال إضافية في المنحة. للحصول على إرشادات حول هذه العملية، يرجى الرجوع إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد الحكومية & .

يتمتع مدير المشروع بسلطة التوقيع ما لم يتم تعيين شخص آخر لديه سلطة التوقيع.  سيتعين على مدير المشروع أو الشخص المعين التوقيع إلكترونياً على نموذج شهادة الصلاحية في الطلب. 

ستكمل الطلب في OGMS ولن تحتاج إلى إرسال ملف PDF. ومع ذلك، ستظل بعض فرص التمويل تتطلب منك تحميل المستندات. سيحتاج مسؤول المشروع الخاص بك إلى التوقيع على شهادة الهيئة.

نعم.  إذا كانت هناك حاجة لمطابقة هذه الأعمدة في ميزانيتك.  يرجى الرجوع إلى التعليمات الواردة في فرصة التمويل أو الاتصال بمنسق البرنامج.

نعم، إذا تمت إضافة أحد الموظفين كجهة اتصال إضافية، فيمكنه الوصول إلى تعديل الطلب.   بالإضافة إلى ذلك، سيكون لديك خيار إلحاق الموظفين بعد الحصول على المنحة.

سيتم إصدار الجائزة للمحلية.  يمكن أن يكون لكل منطقة محلية عدة مستخدمين مسجلين في النظام لإدارة الجائزة.  يتم تحديد دور ومسؤولية كل شخص في إدارة الجائزة حسب المنطقة المحلية.  يتمتع مدير المشروع بسلطة التوقيع ما لم يتم تعيين شخص آخر بصفته مفوضاً. 

نعم، يمكنك تعديل النماذج وحفظها حتى تقوم بإرسال الطلب.

سيكون هذا الشخص هو الشخص الذي يتمتع بسلطة التوقيع - مدير المشروع المدرج في بيان منح المنحة (SOGA) لديه سلطة التوقيع على المنحة.  يمكن أن تكون جهة الاتصال الرئيسية هي مدير المشروع أو من ينوب عنه.  لتفويض السلطة إلى شخص آخر غير مدير المشروع، يُرجى إرسال خطاب بأرقام منح الطلب إلى grantsmgmt@dcjs.virginia.gov ونسخة من مراقب المنحة.

يعتمد ذلك على فرصة التمويل، اتصل بمنسق البرنامج لمعرفة التفاصيل.

نعم، يمكنك طباعة نسخة من الطلب المقدم، ولكن يجب طباعة المرفقات بشكل منفصل.

نعم، هذا صحيح.

لا يوجد حد لعدد المستخدمين الذين يمكنهم التسجيل تحت مؤسسة واحدة. سيتم الآن ربط أي منحة بدأها أو قدمها أحد هؤلاء المستخدمين بتلك المؤسسة. لكي يتمكن المستخدم من الوصول إلى التطبيق وتتبع المنح، يجب إضافته كجهة اتصال إضافية. يمكن القيام بذلك على مستوى الطلب أو في تتبع المنحة بعد الحصول على المنحة.

سيقوم الشخص الذي لديه سلطة التوقيع بإكمال هذا النموذج في نظام إدارة المحتوى في مكتب إدارة المحتوى في المؤسسة والتوقيع إلكترونيًا قبل تقديم طلبك إلى DCJS (انظر أدناه)

ارجع إلى فرصة تمويل برنامج المنح الخاص ببرنامج DCJS للحصول على الإرشادات والتعليمات.

بيان الأداء موجود على ورقة الأداء ويتم مشاركته مع مجلس العدالة والمساءلة لإظهار إنجازات المشاريع ويدعم استمرار التمويل.

في البداية، سيظل منح المنح في البداية عملية يدوية خارج النظام الجديد.  بمجرد انتقال جميع منح إدارة خدمات العدالة الجنائية إلى النظام الجديد، سيتم إصدار العقود (المعروفة سابقًا باسم خطابات الترسية) في نظام إدارة العدل في مكتب إدارة العدل.

لن تكون جميع النماذج في العرض التوضيحي التدريبي جزءًا من كل برنامج/فرصة تمويل. النماذج خاصة بكل فرصة تمويل.  يُرجى الرجوع إلى فرصة تمويل برنامج المنح الخاص بمركز جنيف للخدمات القضائية للحصول على الإرشادات والتعليمات.

نعم.

نعم، سيتم قبول التوقيعات الإلكترونية في النظام. ومع ذلك، في البداية، سيظل بيان عملية منح المنح كما هو. سوف تتلقى نسخة بالبريد الإلكتروني ليقوم مدير المشروع بالتوقيع عليها وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى DCJS.

يمكن لموظفي DCJS اختيار الإجابة على انفراد أو نشر الرد ليطلع عليه الآخرون.