الأسئلة الأكثر شيوعاً من المستحقين الفرعيين

إذا كانت الجهة الممنوحة من الباطن حكومة محلية أو منظمة غير ربحية وأنفقت 750،000 أو أكثر من الجوائز الفيدرالية (من جميع المصادر) خلال سنتها المالية، يتعين على الجهة الممنوحة من الباطن تقديم التدقيق الفردي أو التدقيق الخاص بالبرنامج المناسب وفقًا للأحكام المبينة في 2CFR Part 200 Subpart F. توافق الجهة الممنوحة من الباطن على إرسال نسخة إلى DCJS من تدقيق البيان المالي المقرر للجهة الممنوحة من الباطن للسنة المالية التي تغطي فترة منح المنحة. 

تخدم عمليات التدقيق الفردي أغراض متعددة.  بشكل عام، إلى جانب الإبلاغ عن التمثيل العادل للبيانات المالية، يتم تنفيذها لتحديد ما إذا كان الكيان قد امتثل لمتطلبات الامتثال المباشرة والمادية لكل برنامج اتحادي رئيسي. يتم استخدامها كبطاقة تقرير من قبل وكالات التمويل الفيدرالية والكيانات الممولة من خلال التمويل الفيدرالي لمعالجة المشاكل، كما أنها تستخدم أيضًا لتوفير ضمانات بشأن الامتثال ومعلومات حول الرقابة الداخلية للكيان غير الفيدرالي على الامتثال.

يتم إجراء مراجعة البيانات المالية من قبل مدقق حسابات مستقل، ولكنها أضيق نطاقًا وأقل صرامة فيما يتعلق بمستوى الفحص والتحليل من مراجعة البيانات المالية. يفحص مدقق الحسابات البيانات المالية للمنظمة ويحدد ما إذا كانت متوافقة مع المبادئ المحاسبية المقبولة عموماً.  يهدف تقرير مدقق الحسابات إلى توفير مستوى محدود من التأكيد على أن البيانات المالية خالية من التحريفات.

ارجع إلى شروط المكافأة للحصول على إرشادات محددة بشأن البدلات المتعلقة بسُلف الدفع.  بشكل عام، يتم صرف الأموال على أساس سداد التكاليف للأموال الفعلية المنفقة خلال الفترة المشمولة بالتقرير. يجب الإبلاغ عن النفقات الفعلية كل ثلاثة أشهر وإعداد الفواتير وفقًا لفئات الميزانية المعتمدة في طلب المنحة. لن يتم تعويض المستفيدين من المنح إلا عن التكاليف التي تم تكبدها خلال فترة المنحة. لا يجوز إنفاق و/أو الالتزام بأموال المنحة، بما في ذلك الأموال المطابقة، إلا خلال فترة المنحة. يجب الوفاء بجميع الالتزامات في موعد أقصاه 90 يوم بعد انتهاء فترة المنحة. يجب تقديم طلبات السداد في نظام إدارة النظم والإدارة العامة (OGMS) عن طريق عنصر المطالبات.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم المطالبة، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.  للحصول على المساعدة الفنية بشأن المطالبة، اتصل بمراقب المنح المخصص لك من قبل DCJS.

يجب تقديم جميع الطلبات في نظام إدارة النظم والإدارة الحكومية (OGMS) عبر مكون المطالبات.  يُستخدم هذا المكون للحصول على تفاصيل النفقات (التقرير المالي) والمبالغ المسددة. للاطلاع على الإرشادات، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة المحتوى في المؤسسة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

تسعى وكالتنا جاهدةً لمعالجة جميع المطالبات في غضون (30) يوم عمل. للتحقق من حالة الطلب، يُرجى تسجيل الدخول إلى نظام إدارة النظم والموارد البشرية (OGMS) واختيار مكون المطالبات.  إذا استوفى الطلب جميع المتطلبات، يجب إيداع المبلغ في غضون 10 يوم. للاستفسارات، اتصل بمراقب المنحة المخصص لك من مركز DCJS.

للأسئلة المتعلقة بالمطالبة المقدمة، افتح المطالبة وراجع علامة التبويب "تنبيه".  اتصل بمراقب المنحة المعين من قبل مركز DCJS.

الأسباب الأكثر شيوعًا لرفض المطالبات هي: (1) لم يتم التوقيع على بيان المنحة وإعادته إلى DCJS؛ (2) وجود شرط/رهن خاص على المنحة؛ (3) عدم استيفاء متطلبات الإبلاغ المالي والبرنامجي؛ (4) تجاوز المبلغ المطلوب ما كان متاحًا؛ (5) تجاوز المبلغ المطلوب النفقات المبلغ عنها؛ (6) انقضاء فترة المنحة وبدء الإغلاق.

يجب إنفاق جميع الأموال و/أو الالتزام بها بحلول نهاية فترة المنحة. في بعض الأحيان، قد يتكبد المستفيدون من المنح من الباطن التزامات أو يرهنون أموالاً في نهاية فترة المنحة الفرعية التي لا يمكن سدادها إلا بعد انتهاء فترة المنحة الفرعية. وفي مثل هذه الحالات، ينبغي على الجهات المستفيدة من المنح الفرعية الإبلاغ عن النفقات الفعلية المدفوعة خلال فترة الإبلاغ فقط. يمكن الإبلاغ عن الالتزامات التي تمت قبل نهاية فترة المنحة الفرعية، ولكن لم يتم دفعها بعد، في تفاصيل النفقات (التقرير المالي). سيكون أمام الوكالات بعد ذلك 45 يوم إضافي لسداد تلك الالتزامات والإبلاغ عن النفقات في التقرير المالي النهائي.

لإعادة الأموال غير المنفقة، يُرجى تحرير شيك مستحق الدفع إلى "أمين صندوق فرجينيا" (يُرجى تدوين رقم المنحة على الشيك أو في المراسلات) وإرساله إلى

إدارة خدمات العدالة الجنائية في فيرجينيا

1100 شارع البنك

12الطابق العاشر، قسم الشؤون المالية

ريتشموند، فيرجينيا 23219

لا.

نعم، يمكن لعدة مستخدمين إدارة التطبيقات والجوائز في نفس الوقت.  لا يوجد حد لعدد المستخدمين الذين يمكن أن يكون لديك أو عدد الأشخاص الذين يعملون في المنحة في نفس الوقت ويؤدون وظائف مختلفة.  يجب أن يكون جميع المستخدمين مسجلين.  يوصي مركز جنيف الدولي للعدالة الانتقالية بأن تدمج المنظمات بروتوكولات مكتوبة لإدارة الجائزة في إجراءات الإدارة المالية للمنظمة.  للوصول إلى إرشادات حول كيفية إدارة الجوانب المختلفة للجائزة، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد البشرية &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

للوصول إلى نظام إدارة المنح عبر الإنترنت (OGMS) انقر هنا: https:  //ogms.dcjs.virginia.gov/.   إذا كنت مستخدماً جديداً، يجب عليك التسجيل للدخول إلى النظام.  يرجى الانتظار 3-5 أيام عمل للموافقة على التسجيل. بمجرد الموافقة، ستتلقى بيانات اعتماد تسجيل الدخول.  اتصل بمراقب منحة DCJS لطلب الوصول لإدارة منحة (منح) DCJS الخاصة بك.  للحصول على الدعم الفني مع OGMS، اتصل على:  ogmssupport@dcjs.virginia.gov. 

نعم، يجب إزالة المستخدمين الذين لم يعودوا تابعين للمؤسسة من النظام.  يجب تقديم جميع التغييرات المتعلقة بالمنحة في نظام إدارة المنح عبر مكون تعديل العقد.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل العقد، يرجى زيارة صفحة موارد تدريب مكتب إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.    

للحصول على المساعدة الفنية، يرجى الاتصال بـ ogmssupport@dcjs.virginia.gov. للاستفسار عن منحة (منح) DCJS الخاصة بك، اتصل بمسؤول منحة DCJS المعين لك.

يجب استلام قبول المنحة قبل صرف الأموال. للتحقق من حالة قبول الجائزة، قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة الجائزة: https:  //ogms.dcjs.virginia.gov/. 

في غضون 60 يوم من تاريخ بدء المنحة، يجب على الجهة الممنوحة من الباطن بدء المشروع الممول في غضون يوم من تاريخ بدء المنحة. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب على الجهة الممنوحة من الباطن إبلاغ DCJS، كتابيًا، بالخطوات المتخذة لبدء المشروع، وأسباب التأخير، والتاريخ المتوقع لبدء المشروع. إذا لم يتم تشغيل المشروع في غضون 90 يوم من تاريخ البدء، يجب أن يحصل المستفيد من الباطن على موافقة خطية من DCJS على تاريخ تنفيذ جديد أو يجوز لـ DCJS إلغاء المشروع وإنهاءه وإعادة توزيع الأموال.

يمكن للحاصلين على المنح الفرعية طلب ما يصل إلى اثنين (2) من تمديدات التقارير خلال فترة الجائزة. لإرسال طلب، قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة المحتوى، واختر مكون تعديلات العقود واختر تمديد التقارير.  قدم أسباب التأخير في تقديم التقارير بالإضافة إلى التاريخ المتوقع لموعد تقديم التقرير. يجب تقديم جميع الطلبات قبل الموعد النهائي لتقديم التقارير.

قم بطباعة وقراءة حزمة المنحة والشروط الخاصة بالكامل.  لقبول شروط وأحكام الجائزة، يجب على مدير المشروع التوقيع على قبول الجائزة وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى grantsmgmt@dcjs.virginia.gov.  يجب أن تتلقى DCJS قبول المنحة، والمعروف أيضًا باسم بيان منح المنحة (SOGA)، في غضون 60 يوم من فترة المنحة.  

للحصول على إمكانية الوصول إلى نظام إدارة المحتوى، يجب عليك التسجيل هنا: https:  //ogms.dcjs.virginia.gov/.  للأسئلة والمساعدة الفنية، اتصل على ogmssupport@dcjs.virginia.gov. يُرجى تضمين رقم المنحة ومجال برنامج المنحة في سطر الموضوع (مثال: 20-A1234CC20 - برنامج منحة CCCA/PSA).

للتحقق من حالة الشروط الخاصة/الأعباء الخاصة، قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة العمليات الحكومية واختر مكون الأعباء الخاصة. اتبع التعليمات المحددة على كل رهن. إذا كانت لديك أسئلة حول الحالة، تواصل مع مراقب المنحة الخاص بك.

الشرط الخاص هو عنصر مدرج في حزمة المنحة يتطلب من الجهة الممنوحة إنجاز مهام معينة أو تلبية متطلبات معينة خلال فترة زمنية معينة من أجل الامتثال لشروط المنحة. من المهم أن تقوم بمراجعة الشروط الخاصة بعناية والتحقق من نظام إدارة الأصول لمعرفة ما إذا كانت هناك أي أعباء حيث أن بعضها قد يتطلب اتخاذ إجراء قبل صرف الأموال.

يقدم مكتب الحقوق المدنية (OCR) تدريبًا في مجال الحقوق المدنية لمساعدة المتلقين الفرعيين على الوفاء بالتزاماتهم الفيدرالية في مجال الحقوق المدنية. يقدم التدريب عبر الإنترنت، الذي يتألف من ستة أجزاء واختبارات ذاتية، لمحة عامة عن قوانين عدم التمييز المعمول بها والالتزامات العامة للحقوق المدنية المرتبطة بالمنح التي تمنحها وزارة العدل.  يمكن الوصول إلى وحدات التدريب في مجال الحقوق المدنية المقدمة من خلال مكتب الحقوق المدنية على https://ojp.gov/about/ocr/assistance.htm.  يجب على الجهة المتلقية للمنحة الفرعية مراجعة هذه الوحدات التدريبية مرة واحدة على الأقل في كل دورة منحة، ويجب أن تستعرض وحدة الحقوق المدنية ووحدات الضمانات القياسية والوحدة الخاصة بالالتزامات المتعلقة بتقديم الخدمات للأفراد ذوي الكفاءة المحدودة في اللغة الإنجليزية (LEP).

بصفتها متلقية لتمويل وزارة العدل، يجب على جميع المستفيدين من الباطن الامتثال للمتطلبات المتعلقة بخطط تكافؤ فرص العمل (EEOP).  في بعض الحالات، يجب على المتلقين الفرعيين تطوير خطة تكافؤ فرص العمل.  يُطلب من مؤسستك تقديم تقرير التصديق و/أو قسم تقرير الاستخدام من خطتك إلى مكتب الحقوق المدنية.  يمكن الاطلاع على مزيد من الإرشادات على https://ojp.gov/about/ocr/eeop.htm . يمكن العثور على نموذج التصديق المطلوب من قبل OJP على http://www.ojp.usdoj.gov/about/ocr/pdfs/cert.pdf .

تُعرّف التوجيهات الموحدة في 2 CFR 200.77 فترة الأداء "فترة الأداء" بأنها الوقت الذي يجوز خلاله للكيان غير الفيدرالي (الجهة الممنوحة من الباطن) تحمل التزامات جديدة لتنفيذ العمل المصرح به بموجب الجائزة الفيدرالية.  تمثل فترة الأداء فترة السنة الواحدة التي تم منح المكافأة عنها.  توفر حزمة المنحة الممنوحة (بيان المنحة الممنوحة) فترة المنحة لكل منحة (على سبيل المثال تموز/يوليو 1 ، 2019- حزيران/يونيو 30 ، 2020).

نظام إدارة الترسية (SAM)(https://www.sam.gov) هو موقع إلكتروني حكومي فيدرالي يعمل كنقطة تسجيل مركزية للمقاولين الحكوميين.  يجب أن يقوم المستفيدون من الباطن بالتسجيل في SAM من أجل الحصول على المنحة، ويجب أن يحافظوا على تسجيل نشط طوال فترة المنحة. 

عادة، تتم مراجعة جميع الطلبات المقدمة للشروط الخاصة/الأعباء الخاصة في غضون عشرة (10) أيام عمل. إذا استوفى الطلب المقدم جميع المتطلبات، سيقوم مراقب المنحة بوضع علامة على العنصر على أنه متوافق وإزالة الرهن (تعليق الدفع). يتلقى المتلقون الفرعيون إشعاراً بالموافقة عبر البريد الإلكتروني. في حالة عدم الموافقة على الطلب، سيتصل مراقب المنحة بالمتلقي الفرعي لطلب معلومات إضافية.

راجع إرشادات المنحة وشروط المنح للحصول على إرشادات محددة بشأن التكاليف والأنشطة المسموح بها.  بالإضافة إلى ذلك، يجب على المستفيدين من المنح الفرعية مراجعة الطلب المعتمد للتأكد من أن التغييرات المطلوبة تتماشى مع الغرض من التمويل ونطاق المشروع. وفقًا للوثيقة 2 CFR 200 المتطلبات الإدارية الموحدة ومبادئ التكلفة ومتطلبات مراجعة الحسابات الخاصة بالجوائز الفيدرالية، تكون التكلفة معقولة إذا كانت لا تتجاوز، من حيث طبيعتها ومقدارها، ما يمكن أن يتكبده شخص حصيف في ظل الظروف السائدة وقت اتخاذ القرار بتكبد التكلفة. تكون التكلفة قابلة للتخصيص لمشروع ممول معين إذا كانت السلع أو الخدمات المعنية قابلة للتحميل أو التخصيص للمشروع وفقًا للمنافع النسبية التي يتم الحصول عليها. لمزيد من المعلومات حول مبادئ التكلفة والتكاليف المسموح بها وما إلى ذلك، يُرجى الرجوع إلى المبادئ التوجيهية لبرنامج المنحة الخاصة بالمنحة المحددة أو الاتصال بمراقب المنح المعين من قبل مركز DCJS.

لن يُسمح بإجراء أكثر من تعديلين (2) على الميزانية خلال فترة المنحة.  لا يوجد حد أقصى لتعديلات الميزانية الداخلية، ولكن يجب إجراء التعديلات الداخلية قبل نهاية فترة المنحة. 

لا. يمكن للمستفيدين الفرعيين الذين يحتاجون إلى نقل الأموال ضمن فئة من فئات الميزانية تقديم طلب تعديل الميزانية عبر نظام إدارة الميزانية عبر نظام إدارة الميزانية.  للاطلاع على الإرشادات، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة المحتوى في المؤسسة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

يجب تقديم جميع طلبات التعديل قبل 45 يوم على الأقل من نهاية فترة الترسية. سيتم رفض الطلبات المقدمة بعد تاريخ انتهاء المشروع، أو تلك التي تتطلب موافقة بأثر رجعي، ما لم تمنح DCJS استثناءً بناءً على ظروف مخففة.

يجب تقديم جميع طلبات تعديل الميزانية أو التعديلات في الميزانية في نظام إدارة التغييرات في مكتب إدارة التغييرات من خلال عنصر تعديل العقود.  تتطلب عملية تعديل الميزانية إكمال ملخص تنقيح الميزانية وشبكة مفصلة للميزانية مع سرد للمبررات.  يتطلب ملخص مراجعة الميزانية أن يقوم مقدم المنحة الفرعية بإدخال الميزانية المعتمدة الحالية والميزانية المقترحة.  وبالإضافة إلى ذلك، سيتطلب نموذج الطلب من الجهة المستفيدة من المنحة أن تشير إلى فئات الميزانية التي تم زيادتها/خفضها وتفاصيل الطلب وتبرير الطلب.  إذا كانت هناك حاجة إلى مساحة إضافية، يمكن للجهات الممنوحة من الباطن إرفاق نسخة من السرد أو عرض الأسعار أو أي وثائق أخرى لدعم الطلب. 

مثال للتبرير: تُطلب أموال المنحة لتغطية رسوم التسجيل في التدريب الافتراضي لأربعة من موظفي الخدمة المباشرة لحضور تدريب المنظمة الوطنية لمساعدة الضحايا (NOVA) على بروتوكولات الاستجابة المجتمعية المنسقة القائمة على الأدلة الذي يجري خلال فترة المنحة الحالية. ويشمل الجمهور المستهدف جهات إنفاذ القانون وموظفي الطب الشرعي وموظفي الطب الشرعي والمدافعين عن الضحايا وموظفي المدارس والمستشارين المرخصين وغيرهم من الشركاء من الوكالات لتطوير وتعزيز الاستجابات لضحايا الجريمة لضمان السلامة والشعور بالاستقرار بعد وقوعهم ضحايا. (4 التسجيلات350 دولار / مشارك =1400 دولار ).

يجب تقديم جميع طلبات تعديل الميزانية أو التعديلات في الميزانية في نظام إدارة التغييرات في مكتب إدارة التغييرات من خلال عنصر تعديل العقود.  تتطلب عملية تعديل الميزانية إكمال ملخص تنقيح الميزانية وشبكة مفصلة للميزانية مع سرد للمبررات.  يتطلب ملخص مراجعة الميزانية أن يقوم مقدم المنحة الفرعية بإدخال الميزانية المعتمدة الحالية والميزانية المقترحة.  وبالإضافة إلى ذلك، سيتطلب نموذج الطلب من الجهة المستفيدة من المنحة أن تشير إلى فئات الميزانية التي تم زيادتها/خفضها وتفاصيل الطلب وتبرير الطلب.  إذا كانت هناك حاجة إلى مساحة إضافية، يمكن للجهات الممنوحة من الباطن إرفاق نسخة من السرد أو عرض الأسعار أو أي وثائق أخرى لدعم الطلب. 

مثال للتبرير: تُطلب أموال المنحة لتغطية رسوم التسجيل في التدريب الافتراضي لأربعة من موظفي الخدمة المباشرة لحضور تدريب المنظمة الوطنية لمساعدة الضحايا (NOVA) على بروتوكولات الاستجابة المجتمعية المنسقة القائمة على الأدلة الذي يجري خلال فترة المنحة الحالية. ويشمل الجمهور المستهدف جهات إنفاذ القانون وموظفي الطب الشرعي وموظفي الطب الشرعي والمدافعين عن الضحايا وموظفي المدارس والمستشارين المرخصين وغيرهم من الشركاء من الوكالات لتطوير وتعزيز الاستجابات لضحايا الجريمة لضمان السلامة والشعور بالاستقرار بعد وقوعهم ضحايا. (4 التسجيلات350 دولار / مشارك =1400 دولار ).

يسمح لك تعديل الميزانية بنقل أي جزء من مكافأتك من فئة ميزانية إلى فئة ميزانية أخرى. يجب على جميع المتلقين من الباطن الحصول على موافقة من DCJS على أي تغيير في الميزانية قبل الالتزام بأموال المنحة أو إنفاقها.  يجب تقديم جميع التغييرات في الميزانية في نظام إدارة التغييرات في OGMS عبر مكون تعديل العقد.  يجب أن تتضمن جميع التغييرات المقترحة وصفاً وتفصيلاً (أساس الحساب) وتفصيلاً (تكلفة الوحدة لكل بند) وتبريراً مناسباً يشرح كيف أن الطلب مسموح به وضروري للمشروع. يرجى التحقق مرة أخرى من جميع الأرقام والتأكد من أن السرد يتماشى مع تعديل الميزانية المقترحة. تأكد من التقريب لأقرب دولار. لا يمكن أن يتجاوز المبلغ الإجمالي للطلب المبلغ الإجمالي الممنوح. تحقق من إجمالي المنحة مقابل بيان منحة المنحة (SOGA). إذا كانت هناك حاجة إلى مساحة إضافية، قم بتحميل سرد أو عروض أسعار أو فواتير لدعم الطلب.  لتقديم طلب لتعديل الميزانية، يُرجى تقديم الطلب في نظام إدارة التغييرات في مكتب إدارة التغييرات عن طريق اختيار عنصر تعديلات العقود.  للحصول على إرشادات حول كيفية تفصيل الطلب وتبريره بشكل مناسب، انتقل إلى صفحة موارد إدارة منح خدمات الضحايا: https:  //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل العقد، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

تسمح التعديلات الداخلية للميزانية للحاصلين على المنح بنقل الأموال داخل فئة واحدة من فئات الميزانية. يمكن مراجعة التعديلات الداخلية في أي وقت خلال العام ولكن يجب أن يوافق عليها مراقب المنحة قبل نهاية السنة المالية وقبل الالتزام بالأموال أو إنفاقها. لا يوجد حد لعدد التعديلات الداخلية لكل فترة مكافأة.  يجب أن تتضمن جميع التغييرات المقترحة وصفاً وتفصيلاً (أساس الحساب) وتفصيلاً (تكلفة الوحدة لكل بند) وتبريراً مناسباً يشرح كيف أن الطلب مسموح به وضروري للمشروع. يرجى التحقق مرة أخرى من جميع الأرقام والتأكد من أن السرد يتماشى مع تعديل الميزانية المقترحة. تأكد من التقريب لأقرب دولار. لا يمكن أن يتجاوز المبلغ الإجمالي للطلب المبلغ الإجمالي الممنوح. تحقق من إجمالي المنحة مقابل بيان منحة المنحة (SOGA). إذا كانت هناك حاجة إلى مساحة إضافية، قم بتحميل سرد أو عروض أسعار أو فواتير لدعم الطلب.  لتقديم طلب إجراء تعديل في الخط، يُرجى تقديم الطلب في نظام إدارة ضمان الجودة الشاملة عن طريق اختيار عنصر تعديلات العقد.  للحصول على إرشادات حول كيفية تفصيل الطلب وتبريره بشكل مناسب، انتقل إلى صفحة موارد إدارة منح خدمات الضحايا: https:  //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل العقد، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.    

تتم مراجعة تعديلات الميزانية من قبل مراقب المنحة في غضون (10) يوم عمل. يمكن أن تستغرق عملية الموافقة ما يصل إلى (30) يوم عمل بناءً على ما إذا كانت هناك مراجعات إضافية مطلوبة. للتحقق من حالة طلب تعديل الميزانية، قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة الميزانية OGMS واختر مكون تعديلات العقود. وبمجرد الموافقة على الطلب، سيتم إخطار المتلقي الفرعي عبر البريد الإلكتروني وسيتم تحديث الميزانية في نظام إدارة الميزانية في نظام إدارة الميزانية.  بعد ذلك، سيقوم مراقب المنحة بالتفاوض على نماذج الميزانية المفصلة المعمول بها إلى الجهة الممنوحة لإجراء التغييرات في النظام.  يرجى التأكد من التخطيط وفقًا لذلك لأن الموافقة على تعديلات الميزانية قد تستغرق ما يصل إلى 30 يوم أو أكثر.

النماذج مدمجة في نظام إدارة المنح عبر الإنترنت (OGMS).  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل العقد، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.     

الأسباب الأكثر شيوعًا لرفض طلبات الميزانية هي: (1) تقديم الطلب بعد الموعد النهائي؛ (2) عدم توافق الميزانية المنقحة مع السرد؛ (3) تضمين الطلب بنودًا غير مسموح بها أو غير معقولة وفقًا للمبادئ التوجيهية للمنح؛ (4) عدم تقديم الطلب على النموذج المعتمد أو بالصيغة الصحيحة.  تُعاد الطلبات المرفوضة إلى الجهة الممنوحة الفرعية للتفاوض (التصحيح) في غضون إطار زمني محدد.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل الميزانية، انتقل إلى صفحة موارد تدريب مكتب إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

لإجراء مراجعات على المطالبة، افتح المطالبة ثم اختر تعديل المطالبة.  قم بإجراء التنقيحات اللازمة وأعد تقديم المطالبة.  يُرجى التأكد من مراجعة الملاحظات أو التعليمات الواردة في إشعار البريد الإلكتروني من مكتب إدارة المرافق.  إذا لم يكن لديك البريد الإلكتروني، راجع علامة التبويب تنبيه في النظام.  لإجراء مراجعات على مطالبة تم دفعها، اتصل بمراقب المنح التابع لدائرة قاضي القضاة للحصول على المساعدة الفنية. 

بالنسبة للجوائز التي تتألف من الأموال الفيدرالية والمطابقة المطلوبة، يجب ألا تتجاوز النسبة المئوية لنفقات الأموال الفيدرالية النسبة المئوية المنصوص عليها في الجائزة، حتى لو لم يتم إنفاق مبلغ الجائزة بالكامل.  للأسئلة المتعلقة بمتطلبات المطابقة، راجع إرشادات المنحة أو شروط المنحة.  للأسئلة الخاصة بالمشروع، اتصل بمراقب المنحة المعين من قبل مركز DCJS.

يجب تقديم جميع المطالبات من خلال نظام إدارة المنح عبر الإنترنت (OGMS) https://ogms.dcjs.virginia.gov/ في مكون المطالبات.  لا يجوز أن تتجاوز النفقات المبلغ عنها المبالغ المعتمدة في الميزانية ضمن فئات الميزانية. لا يجوز لك أن تحمّل على المنحة سوى التكاليف المسموح بها المتكبدة خلال فترة المنحة. للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم المطالبة، انتقل إلى صفحة موارد تدريب نظام إدارة الموارد العامة &: https:   //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources.  للاستفسارات المتعلقة بالمطالبة المقدمة، اتصل بمراقب المنح المخصص لك من قبل DCJS.

يجب على الجهات الممنوحة من الباطن تتبع استخدام أموال المنحة بشكل صحيح والاحتفاظ بالوثائق الداعمة الكافية لجميع المنح المدفوعة والموظفين المتطوعين والوقت الذي تم الإبلاغ عنه.  يجب الاحتفاظ بوثائق المصدر وإتاحتها للفحص لجميع النفقات الممولة من المنحة.  قد تخضع الجهات الممنوحة من الباطن لمراقبة مالية وبرنامجية إضافية في الموقع، والتي قد تكون خلال مهلة قصيرة، وتوافق على أنها ستتعاون مع أي مراقبة من هذا القبيل.

يجب وضع علامة على التقرير المالي النهائي على أنه نهائي عندما يتم الإبلاغ عن جميع نفقات المنحة.

يوافق المستفيد من المنحة الفرعية على تقديم تقرير مالي نهائي وإعادة جميع أموال المنحة المستلمة وغير المنفقة إلى DCJS في غضون 45 يوم من انتهاء فترة المنحة.

لا يتعين عليك طلب التكاليف غير المباشرة، ولكن إذا اخترت ذلك، فهي مسموح بها.  لديك خياران عند طلب التكاليف غير المباشرة: استخدام اتفاقية معدل التكاليف غير المباشرة الرسمية (ICRA) أو استخدام معدل "الحد الأدنى".  إن ICRA عبارة عن اتفاقية أسعار رسمية تقدمت المنظمة بطلب للحصول عليها وحصلت عليها من الوكالة الفيدرالية المعنية (لا توافق DCJS على اتفاقيات ICRAs).  يجب أن يكون لدى المنظمات خطاب أو وثائق أخرى تدرج السعر المتفاوض عليه فيدراليًا. يمكن استخدام معدل "الحد الأدنى" من قبل المنظمات التي لم يسبق لها الحصول على اتفاقية معدل التكلفة غير المباشرة المعتمدة فيدراليًا.  يمكن للمنظمات استخدام معدل يصل إلى 10% من إجمالي التكاليف المباشرة المعدلة (MTDC) من ميزانيتها للتكاليف غير المباشرة.

لحساب التكاليف غير المباشرة، يجب عليك أولاً تحديد مبلغ التكاليف المباشرة الإجمالية المعدلة (MTDC) من ميزانيتك. لا تستند التكاليف غير المباشرة التي يمكن طلبها على ميزانية المشروع بالكامل، بل على مبلغ مركز تنمية المشروعات المتوسطة والصغيرة. استخدم ورقة عمل MTDC https://www.dcjs.virginia.gov/content/mtdc-worksheet لحساب مبلغ قيمة التنميةMTDC الخاص بك. ستحسب ورقة العمل أيضاً مبلغ التكاليف غير المباشرة التي يمكنك طلبها.  يجب إكمال ورقة العمل الخاصة بمركز البيانات المتعدد الجنسيات لتنمية التجارة كل ربع سنة، بناءً على النفقات الفعلية.  سيحدد المبلغ الفعلي للتعاون الإنمائي المتعدد الأطراف مبلغ التكاليف غير المباشرة التي سيتم سدادها عن ذلك الربع. بعبارة أخرى، يجب/سيتغير مبلغ التكاليف غير المباشرة التي يتم سدادها من ربع سنة إلى ربع سنة. لا يمكن أن يكون مبلغ التكاليف غير المباشرة المطلوب سدادها كل ربع سنة هو ببساطة إجمالي السنة مقسومًا على أربعة؛ يجب أن يستند المبلغ إلى المبالغ الفعلية لمركز البيانات المتعدد السنوات.  يجب إرسال ورقة العمل الخاصة بمركز البيانات المتعدد الجنسيات عبر البريد الإلكتروني إلى grantsmgmt@dcjs.virginia.gov كل ثلاثة أشهر.

التكاليف المباشرة هي "تلك التكاليف التي يمكن تحديدها على وجه التحديد بمشروع ممول معين بسهولة نسبياً وبدرجة عالية من الدقة." على سبيل المثال، يعتبر راتب مقدم الخدمة المباشر أو شراء لوازم محددة لمشروع معين تكاليف مباشرة.

يجب أن تكون كذلك:

• مسموح به (كما هو موضح في مبادئ التكلفة الفيدرالية ووفقًا للوائح الفيدرالية وإرشادات المنح)
• معقول (ما ينفقه الشخص الحصيف);
• قابلة للتخصيص (تقتصر على ذلك الجزء من النفقات التي تعود بالنفع المباشر على المشروع وتعامل باستمرار كرسوم مباشرة).

التكاليف غير المباشرة هي تلك التكاليف التي تم تكبدها لأهداف مشتركة أو مشتركة ولا يمكن تحديدها بسهولة مع هدف تكلفة نهائي معين. يجوز معاملة التكلفة المباشرة للمبالغ الثانوية كتكاليف غير مباشرة بموجب الشروط الموضحة في الفقرة200.413 التكاليف المباشرة الفقرة (د).  بعد تحديد التكاليف المباشرة وتخصيصها مباشرةً للجوائز أو الأعمال الأخرى حسب الاقتضاء، فإن التكاليف غير المباشرة هي تلك التكاليف المتبقية التي سيتم تخصيصها لأهداف التكلفة المستفيدة. لا يجوز تخصيص تكلفة ما لمنحة اتحادية كتكلفة غير مباشرة إذا تم تخصيص أي تكلفة أخرى تم تكبدها لنفس الغرض، في ظروف مماثلة، لمنحة اتحادية كتكلفة مباشرة.  كثيراً ما يشار إلى التكاليف غير المباشرة باسم النفقات العامة.  ومن الأمثلة على التكاليف غير المباشرة: المصاريف المحاسبية والقانونية، والمرتبات الإدارية، والمصروفات الإدارية، والمصروفات المكتبية، والإيجار، ونفقات الأمن، والمرافق، والاتصالات السلكية واللاسلكية. 

وفقًا للدليل المالي للمنح الصادر عن وزارة العدل (DOJ)، يتعين على جميع المتلقين من الباطن إنشاء أنظمة محاسبية وسجلات مالية ملائمة والاحتفاظ بها وحساب الأموال الممنوحة لهم بدقة.  يجب أن يكون لدى الجهات المستفيدة نظام إدارة مالية قادر على تسجيل استلام أموال المنحة والالتزام بها وإنفاقها والإبلاغ عنها. يجب أن تكون الأنظمة المحاسبية قادرة على احتساب أموال المنح بشكل منفصل (لا خلط بين الأموال).  يسمح النظام المحاسبي الملائم للمستفيدين بالاحتفاظ بالوثائق لدعم جميع المقبوضات والنفقات والالتزامات الخاصة بالأموال الفيدرالية.  احتفظ بسجلات ووثائق محاسبية مفصلة لتتبع جميع المعلومات التالية:

• الأموال الفيدرالية الممنوحة
• الأموال الفيدرالية المسحوبة
• الأموال المطابقة من المنظمات الحكومية والمحلية والخاصة، عند الاقتضاء
• دخل البرنامج
• المنح الفرعية (المبلغ، والغرض، وشروط المنحة، والوضع الحالي)
• العقود المنفقة مقابل المكافأة
• المصروفات

يُرجى الرجوع إلى الجزء الفرعي دال من 2 C.F.R. Part 200 ، بما في ذلك 2 C.F.R. § 200.302 ، لمزيد من المعلومات.

معدل التكلفة غير المباشرة هو أداة لتحديد نسبة التكاليف غير المباشرة التي يجب أن يتحملها كل برنامج. وهي النسبة (معبراً عنها كنسبة مئوية) للتكاليف غير المباشرة إلى قاعدة التكلفة المباشرة. يجب على المنظمات التي ترغب في طلب تكاليف غير مباشرة، والتي لديها بالفعل معدل متفاوض عليه مع وكالة فيدرالية معنية، أن تستخدم هذا المعدل المتفاوض عليه في طلب المنحة، إذا كانت التكاليف غير المباشرة مطلوبة. في حالة انتهاء صلاحية السعر المتفاوض عليه، يمكن لمقدم الطلب التقدم بطلب تمديد لمرة واحدة لمدة تصل إلى أربع سنوات دون مزيد من التفاوض. يجب تقديم طلب التمديد من خلال الوكالة الفيدرالية المختصة التي تفاوضت في البداية على معدل التكلفة غير المباشرة. يجوز للمنظمات غير الفيدرالية التي لم يسبق لها أن حصلت على معدل تكلفة غير مباشرة متفاوض عليه، والإدارات أو الوكالات الحكومية التي تتلقى أقل من35 مليون دولار من التمويل الفيدرالي المباشر سنويًا وليس لديها معدل متفاوض عليه، استخدام معدل التكلفة غير المباشرة الأدنى 10% على أساس إجمالي التكاليف المباشرة المعدلة للمنظمة (MTDC).

إجمالي التكاليف المباشرة المعدلة (MTDC) هو الأساس الذي تطبق عليه معدلات التكاليف غير المباشرة.  يشمل مركز تنمية المشروعات المتوسطة والصغيرة والمتوسطة الرواتب والأجور المباشرة، والمزايا الإضافية المطبقة، والمواد واللوازم، والخدمات، والسفر، وما يصل إلى25 ،000 من كل منحة فرعية.  يستثنى من ذلك المعدات، والنفقات الرأسمالية، ورسوم الإيجار، ورسوم الإيجار، وتكاليف دعم المشاركين، والجزء من كل منحة فرعية تزيد على25 ،000. 

يشبه نظام السياسات والإجراءات الخاصة بتقييم المطابقة العينية وتوثيقها وتسجيلها ومعالجتها والإبلاغ عنها العملية المستخدمة لتتبع جميع النفقات التنظيمية.  تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء نظام تتبع المباراة في وضع ميزانية المباراة. تحدد هذه الميزانية المتوقعة المبلغ النقدي والمبلغ العيني. يوفر إنشاء مراكز التكلفة للإبلاغ عن المطابقة النقدية طريقة تتبع مباشرة.

يجب أن يحتفظ متلقو المنح بسجلات تُظهر بوضوح المصدر والمبلغ والفترة التي تم خلالها تخصيص المنحة. يتم تحديد المساهمات العينية بقيمتها السوقية العادلة. يجب أن يكون أساس تحديد قيمة الخدمات والمواد والمعدات الشخصية موثقًا ومدعومًا قدر الإمكان بنفس الأساليب التي تستخدمها الجهة الممنوحة لموظفيها الذين يتقاضون أجورًا.  الخدمات التطوعية المستخدمة كمباراة عينية مسموح بها وموصى بها. قد تكون الخدمات التطوعية خدمات مهنية أو فنية أو استشارية أو عمالة ماهرة/غير ماهرة تساعد في المشروع. يجب الاحتفاظ بسجلات توثق جميع الخدمات التطوعية المستخدمة كمقابل عيني.

للحصول على إرشادات إضافية حول قيمة الوقت التطوعي، انتقل إلى www.independentsector.org/volunteer_time. قد يؤدي عدم الامتثال لتوثيق المبالغ العينية المطابقة إلى اشتراط تقديم مطابقة نقدية و/أو تخفيض مبلغ المنحة و/أو شروط أخرى للمنحة.

يجب أن تكون جميع الأموال المطابقة على المنح الممنوحة:

1. قابلة للتحقق منها في سجلات البرنامج/المؤسسة ومنصوص عليها في الميزانية المعتمدة;
2. مستمدة من مصادر تمويل غير فيدرالية;
3. لا تستخدم كأموال مطابقة في مجالات أخرى;
4. التكاليف المسموح بها في قانون المركبات العضوية المتطايرة;
5. ضرورية ومعقولة لإنجاز أهداف المشروع بكفاءة;
6. الامتثال لجميع المبادئ التوجيهية الفيدرالية والولائية؛ و
7. من نسبة مئوية مناسبة.

المطابقة النقدية هي إما أموال المنظمة المستفيدة من المنحة (الإيرادات العامة) أو تبرعات نقدية من أطراف ثالثة غير فيدرالية (أي المنظمات الشريكة)، أو عن طريق المنح غير الفيدرالية.  المساهمة النقدية المطابقة هي مساهمة نقدية فعلية.  يمكن الحصول على النقد المستخدم كمقابل من مصادر حكومية أخرى (غير DCJS) أو محلية أو من دخل البرنامج أو من مصادر خاصة.  لا يمكن الحصول على الأموال النقدية من المصادر الفيدرالية.  بمجرد الالتزام بالأموال المخصصة لمطابقة هذا المشروع، لا يمكن استخدامها لمطابقة في مجالات أخرى.

عادةً ما تكون المطابقة العينية في شكل قيمة الموظفين والسلع والخدمات، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة.  تتضمن بعض الأمثلة: الخدمات المهنية التطوعية، والمواد/المعدات، والمساحة والمرافق، والأنشطة البرنامجية غير الممولة من الحكومة الفيدرالية، وما إلى ذلك. يجب على الجهات الممنوحة من الباطن توثيق المورد المساهم بالقيمة لجميع أشكال المطابقة العينية.  للحصول على إرشادات محددة بشأن متطلبات المطابقة، يُرجى الرجوع إلى قسم منحة خدمات الضحايا على الإنترنت واختيار برنامج المنحة المحدد. 

الأموال المطابقة هي الحصة غير الفيدرالية من التكاليف التي يتعين على الجهة الممنوحة أو الجهة الممنوحة الفرعية المساهمة بها لتحقيق أغراض المنحة. السبب الرئيسي هو تقاسم تكاليف البرامج الحكومية المختلفة عبر الولايات القضائية أو مع القطاع الخاص.  يقوم الممولون في بعض الأحيان بهيكلة متطلبات المطابقة لتعزيز استدامة المشاريع بعد انتهاء فترة برنامج المنح.

يجب تقديم جميع التغييرات المتعلقة بالمنحة في نظام إدارة المنح عبر مكون تعديل العقد.  للحصول على إرشادات حول كيفية تقديم تعديل العقد، يرجى زيارة صفحة موارد تدريب مكتب إدارة الموارد العامة &: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

عند الالتزام بمتطلبات وشروط المنح لدينا، يجب على متلقي المنح تقديم جميع التغييرات المتعلقة بالمنحة في موعد لا يتجاوز ثلاثين (30) يومًا بعد حدوث التغيير.  بالنسبة للتغييرات في الموظفين الممولة من المنحة أو إذا كانت هناك تغييرات في مدير المشروع، ومدير المشروع، و/أو المسؤول المالي، يجب إخطار DCJS. إن منصب مدير المشروع هو سلطة التوقيع المطلوبة لمنحنا وبقبول المنحة فإنه/هي يتحمل المسؤولية الكاملة عن إدارة جميع جوانب المنحة والأنشطة الممولة من المنحة.

ولذلك، يتطلب DCJS أن يقوم مدير المشروع بإخطارنا بأي تغييرات في الموظفين خاصةً فيما يتعلق بوظائف مدير المشروع ومدير المشروع و/أو المسؤول المالي. بالنسبة لهذه الوظائف، يلزم توقيع مدير المشروع. يمكن توثيق تغييرات الموظفين الممولة من المنح في نموذج تحديث البرنامج في نظام إدارة البرامج، ولا تتطلب توقيعًا.  لتقديم تغيير في الموظفين الممولين من المنحة أو المسؤولين المفوضين، راجع التعليمات الخاصة بكيفية تقديم تعديل العقد المتاحة هنا: https:  //www.dcjs.virginia.gov/grants/ogms-training-resources. 

تتطلب التغييرات في مدير المشروع ومدير المشروع والمسؤول المالي توقيع مدير المشروع.  يمكن الاطلاع على نموذج التغيير في المسؤولين المفوضين لخدمات الضحايا على صفحة موارد إدارة منح خدمات الضحايا: https:  //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/grant-management-resources. 

يأخذ تقييم المخاطر في الاعتبار العوامل المالية والبرنامجية التالية:

1. المبلغ الإجمالي للمنحة الممنوحة بالدولار
2. دقة توقيت تقديم التقارير المالية إلى إدارة خدمات العدالة الجنائية المركزية
3. نتائج التدقيق الفردي
4. تاريخ آخر زيارة للموقع
5. تقديم التقارير المرحلية البرنامجية في الوقت المناسب إلى إدارة خدمات العدالة الجنائية
6. معدل دوران الموظفين الرئيسيين الممولين من دائرة خدمات العدالة الجنائية المركزية
7. مدة تجربة المستفيد من المنحة الفرعية.
8. قضايا أخرى تتعلق بعدم الامتثال والقضايا المتكررة أو التي لم يتم حلها

يتم تعيين قيمة رقمية مرجحة لكل عامل، حيث تشير الأرقام الأعلى إلى مخاطر أعلى.  بناءً على إجمالي درجة المخاطر، سيتم تصنيف المستفيدين من المنح الفرعية في فئات المخاطر العالية أو المتوسطة أو المنخفضة.  تعتبر الدرجة ستة أو أقل من ذلك منخفضة الخطورة.  الدرجة من سبعة إلى ثلاثة عشر هي درجة متوسطة الخطورة.  تعتبر الدرجة 14 أو أكثر مخاطرة عالية. قد يتم تعديل مستوى المخاطر للجهة المستفيدة من المنحة الفرعية إلى مستوى أعلى بناءً على المعلومات الإضافية التي يكون DCJS على علم بها، بما في ذلك نتائج مراقبة المنح الأخرى من الوكالات الشريكة، وعدم الاستقرار المالي، ونتائج الزيارات الميدانية السابقة، والمشاكل المتكررة أو التي لم يتم حلها، والمخاوف بشأن الضوابط الداخلية، ومشاكل الإدارة المالية.  يجب توثيق هذه المخاوف في أداة تقييم مخاطر مراقبة المنحة.  سيتم الاحتفاظ بنسخة مستكملة من تقييم المخاطر في ملف المستفيد الفرعي. 

يجب الاحتفاظ بالسجلات ذات الصلة بالمنحة لمدة ثلاث (3) سنوات من تاريخ تقديم تقرير الإنفاق النهائي. يجب على الجهات المستفيدة من الباطن توفير إمكانية الوصول، بما في ذلك معلومات قياس الأداء، بالإضافة إلى السجلات المالية والوثائق الداعمة والسجلات الإحصائية وغيرها من السجلات ذات الصلة المشار إليها في 2 C.F.R. 200.333. يجب الاحتفاظ بملف عن كل منحة فرعية. يجب أن يعكس الملف رقم المنحة الفرعية ويجب أن يحتوي على الأقل على ما يلي:

• المستندات الداعمة لأي نفقات تتعلق بهذه المنحة الفرعية (مثل الإيصالات الأصلية والفواتير وغيرها);
• توثيق الجداول الزمنية للموظفين والمتطوعين المتعلقة بالمنحة الفرعية;
• نُسخ موقعة من أي عقد مدعوم بمنحة فرعية;
• وثائق لمطابقة أموال المنح الفرعية;
• معدل التكلفة غير المباشرة;
• سجلات الملكية للمعدات التي تم شراؤها بأموال المنحة، بما في ذلك الأرقام التسلسلية؛ و
• معلومات أخرى ذات صلة (على سبيل المثال، المراسلات مع إدارة خدمات العدالة الجنائية، ومراجعات الميزانية، والشروط الخاصة، وما إلى ذلك)

بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها عالية الخطورة، سيقوم موظفو DCJS بزيارة مراقبة في الموقع سنويًا. بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها متوسطة الخطورة، سيقوم موظفو DCJS بإجراء مراقبة في الموقع كل عامين.  بالنسبة للجهات المستفيدة من المنح الفرعية التي تم تحديدها على أنها منخفضة المخاطر، سيقوم موظفو DCJS بزيارة الموقع كل أربع سنوات.  يمكن أن تتم الزيارات الميدانية بشكل أكثر تواترًا بناءً على أوجه القصور المالية أو البرنامجية المحددة أو غيرها من مؤشرات عدم الامتثال.

يجب على الجهة الممنوحة من الباطن أن تسمح لـ DCJS وممثليها بالوصول إلى جميع السجلات المتعلقة بجميع المنح والحق في فحصها.  ويشمل ذلك تقديم الوثائق المالية أو البرنامجية المتعلقة بهذه المنحة على الفور، عند الطلب، بما في ذلك توثيق النفقات والأنشطة المنفذة بالأموال الممنوحة.  يجب الاحتفاظ بالسجلات في الموقع فعلياً و/أو إلكترونياً.

تضمن إدارة خدمات العدالة الجنائية (DCJS) امتثال المستفيدين من المنح الفرعية لجميع شروط المنحة.  تقوم الإدارة بوضع خطة مراقبة قائمة على المخاطر، وتجري مراقبة مالية وبرنامجية على جميع المستفيدين من المنح الفرعية، بما في ذلك المراقبة المعززة للمستفيدين من المنح الفرعية الذين تم تحديدهم على أنهم من ذوي المخاطر المتوسطة والعالية.

يتمتع مدير إدارة خدمات العدالة الجنائية بسلطة، بموجب الفصل 1 من الباب 9.1. , قانون فرجينيا (§§9-100 حتى 186.14)، لتنفيذ السياسات اللازمة لتشغيل الوكالة.  ويتولى مراقبو المنح وموظفو إدارة المنح مسؤولية مراقبة أنشطة المستفيدين من المنح الفرعية لضمان استخدام المنح في الأغراض المصرح بها والامتثال للمادة 2 C.F.R. §§ 200.303 و 200.331, إلى جانب القوانين واللوائح الفيدرالية الأخرى وأحكام وشروط الجوائز وشروطها.  يحتوي طلب الحصول على المنحة المقدم من إدارة خدمات العدالة الجنائية والطلب اللاحق وبيان منح المنحة (SOGA) على جميع المعلومات المطلوبة المدرجة في 2 C.F.R. § 200.331(أ).

قبل الزيارات الموقعية، سيرسل مراقب المنحة رسالة إخطار رسمية قبل الزيارة بـ 30 يوم تقويمي على الأقل قبل الزيارة لتأكيد مواعيد ونطاق المراجعة؛ وتقديم تفاصيل الوثائق اللازمة للمراجعة؛ وتحديد الإطار الزمني المتوقع للمراجعة؛ والتأكد من وجود المسؤولين الرئيسيين أثناء الزيارة.  سيزود مراقب المنحة أيضًا الجهة الممنوحة الفرعية بقائمة مراجعة البنود التي يجب مراجعتها (الموجودة على صفحة خدمات الضحايا: https:  //www.dcjs.virginia.gov/victims-services/forms) وطلب تجميع الوثائق الداعمة قبل بداية الزيارة. 

أثناء المراجعة، سيقوم مراقب المنحة باستكمال أداة مراقبة المستفيد الفرعي ومعالجة المخاوف الملحوظة مع المستفيد الفرعي. سيقوم مراقب المنحة بتتبع كل خطوة يتم اتباعها أثناء عملية المراجعة، وتوثيق المحادثات مع موظفي الجهة المستفيدة من المنحة الفرعية، وتفقد التقدم المحرز في المشروع/البرنامج.  في نهاية زيارة المراقبة في الموقع، سيجتمع مراقب المنحة مع المسؤولين الرئيسيين لعرض النتائج المبدئية التي تم تدوينها من المراجعة المالية.  بعد زيارة المراقبة في الموقع، سيصدر مراقب المنحة رسالة ما بعد المراجعة إلى الجهة الممنوحة الفرعية في غضون 60 يوم تقويمي يوثق فيها التوصيات الخاصة بالإجراءات التصحيحية ويطلب تقديم خطة عمل تصحيحية في غضون 45 يوم تقويمي من قبل الجهة الممنوحة الفرعية، إذا لزم الأمر.

عندما يتم تحديد مخاطر مادية في منظمة أو مشروع متلقٍ فرعي ما، 2 CFR 200.331 يتطلب من الكيانات المارة تنفيذ أدوات إدارة المخاطر لضمان المساءلة المناسبة والامتثال لمتطلبات البرنامج وتحقيق أهداف الأداء.  تشمل الأمثلة على أدوات إدارة المخاطر المتاحة ما يلي

• تزويد المستفيدين الفرعيين بالتدريب والمساعدة الفنية في المسائل المتعلقة بالبرنامج.
• مراقبة أكثر تواتراً للأهداف أو الفواتير البرنامجية.
• تواصل أكثر تواتراً مع المحقق الخاص.
• المراجعة الموقعية لعمليات برنامج المتلقي الفرعي.
• مراجعة صارمة لعمليات التدقيق واتخاذ إجراءات فورية عند تحديد حالات عدم الامتثال.
• إجراءات الإنفاذ في حالة عدم الامتثال، بما في ذلك الحجز المؤقت للمدفوعات، أو عدم قبول التكلفة عندما تكون التكلفة كلها أو جزء منها غير ممتثلة، أو تعليق أو إنهاء المنحة الفرعية كليًا أو جزئيًا، أو حجب المزيد من الأموال عن المشروع، أو أي سبل انتصاف أخرى متاحة قانونًا.

يتم إكمال تقييم المخاطر من قبل مراقب المنحة قبل بدء فترة تقديم المنحة و/أو سنويًا لإبلاغ خطة المراقبة للسنة المالية التالية. سيكمل مراقبو المنح تقييمًا للمخاطر باستخدام تقييم مخاطر مراقبة المنح، والذي يفي بالعناصر المطلوبة في 2 CFR 200.331(ب)، لتقييم مخاطر عدم امتثال كل متلقي منحة فرعية للقوانين واللوائح الفيدرالية وشروط وأحكام وشروط المنحة لتحديد المستوى والجدول الزمني المناسبين لمراقبة المتلقي من الباطن.

الرصد هو عملية المراجعة، مع موظفي المشروع الممول من المنحة، لتنفيذ المشروع وأنشطته وأدائه ونفقاته لتحديد ما إذا كان يعمل على النحو المقترح في طلب المنحة المعتمد ووفقًا لمتطلبات وشروط المنحة، وكذلك أي متطلبات تنظيمية سارية، وتحديد أي احتياجات للمساعدة الفنية لمتلقي المنحة.  قد تشمل المراقبة مراجعة الجوانب المالية والبرنامجية للمشروع الممول من المنحة.  يُستخدم مصطلح "المراقبة" لوصف كل من النظام العام الواسع لمراجعة وتتبع استخدام الأموال الفيدرالية وأموال الولاية، وعمليات المراجعة اليومية الأكثر تحديدًا للتأكد من أن جهة متلقية معينة من الباطن تمتثل للقواعد واللوائح الفيدرالية أو لوائح الولاية، وتحقق أهداف المنحة وغاياتها.

مراقبو المنح:

• مراجعة التقارير المالية والبرنامجية الفصلية المطلوبة من قبل DCJS.
• المتابعة مع الجهات المستفيدة من المنح الفرعية والتأكد من أن الجهات المستفيدة من المنح الفرعية تتخذ الإجراءات المناسبة في الوقت المناسب بشأن جميع أوجه القصور المتعلقة بمنحة المنحة التي تم اكتشافها من خلال عمليات مراجعة الحسابات وزيارات المراقبة في الموقع والمراجعات المكتبية وأنشطة المراقبة الأخرى.
• إجراء التدريبات و/أو تقديم المساعدة الفنية للحاصلين على المنح الفرعية للمساعدة في إدارة المنحة.
• تقييم أي معلومات تم الكشف عنها حديثًا قد تؤثر على درجة المخاطر التي يتعرض لها المستفيدون من الباطن وتعديل خطة المراقبة حسب الضرورة.
• إجراء مراجعة قبل منح المنحة استنادًا إلى الاستبيان لتحديد مدى ملاءمة المستفيدين من المنح الفرعية لتلقي أموال المنح الجديدة، أو إجراء تقييم للمخاطر.
• التنسيق مع قسم إدارة المنح التابع لإدارة المنح في دائرة الخدمات القضائية (DCJS) لإصدار قرارات إدارية بشأن نتائج مراجعة الحسابات المتعلقة بتمويل منح DCJS.
• إجراء زيارات مراقبة في الموقع للمستفيدين من المنح الفرعية لضمان الامتثال المالي والبرنامجي.

سيقوم موظفو إدارة المنح بـ

1. تأكد من أن الكيان غير محظور (انظر إجراءات وسياسة الحظر أو الإيقاف) قبل الترسية وبشكل دوري خلال فترة الترسية.
2. تحليل نتائج التدقيق بالنسبة للجهات المتلقية للمنح الفرعية المطلوبة بموجب 2 CFR § 200.332 (و) أن يكون لديها تدقيق مكتمل.
3. تحقق من إجراء عمليات مراجعة الحسابات للجهات الممنوحة من الباطن المطلوبة بموجب 2 CFR § 200.332 (و) لمراجعة الحسابات ("عندما يُتوقع أن تكون المنح الفيدرالية الممنوحة من الباطن التي أنفقها المستفيد من الباطن خلال السنة المالية المعنية تعادل أو تتجاوز الحد الأدنى750 ،000 الحد المنصوص عليه في 2 CFR §200.501 متطلبات التدقيق").
4. إجراء مراجعات مكتبية مالية وزيارات مراقبة في الموقع بناءً على طلبات من مراقبي أو منسقي المنح.
5. إجراء مراجعات مالية متعمقة للبرامج التي تم تحديدها خلال المراجعات المكتبية المالية وزيارات المراقبة في الموقع على أنها تحتاج إلى مزيد من المراجعة.
6. تحديد الإجراءات التصحيحية المطلوبة من الجهة المتلقية للمنحة الفرعية إذا كانت هناك مخاوف في نتائج المراجعة أو المراجعات المكتبية المالية أو زيارات المراقبة في الموقع. العمل مع مراقب المنحة لإبلاغ الجهة المستفيدة من المنحة الفرعية بالمخاوف ومراقبة الامتثال لخطط العمل التصحيحية.
7. إصدار القرارات الإدارية الخاصة بنتائج مراجعة الحسابات المتعلقة بتمويل منحة إدارة خدمات الدعم الميداني.
8. أدخل الجهة الفرعية الممنوحة من الباطن في FFATA إذا كانت المنحة تزيد عن25$،000 (انظر سياسة FFATA).

وفقًا لسياسة مجلس خدمات العدالة الجنائية، المطبقة على جميع برامج منح DCJS، لن يتم النظر في أي مستفيد حالي من التمويل لاستمرار التمويل إذا كان أي من التقارير المالية والتقدمية المطلوبة للمنحة الحالية متأخرًا عن موعد استحقاق المنحة بأكثر من 30 يوم. لسبب وجيه، يتم تقديمه خطيًا، يجوز لإدارة خدمات العدالة الجنائية التنازل عن هذا الحكم.