المتطلبات الإدارية للسجلات

الفصل 4

القسم 1 - المتطلبات الإدارية للسجلات

1. الإبلاغ عن إكمال التدريب
   1. يجب على أكاديمية التدريب المعتمدة في مجال العدالة الجنائية أن توثق إلكترونيًا وتبلغ الإدارة بإتمام التدريب.
   2. لا يُسمح إلا لأكاديميات التدريب المعتمدة في مجال العدالة الجنائية فقط بتقديم التدريب الإلزامي والإبلاغ عن إتمام التدريب الإلزامي إلكترونيًا.
   3. يجب تقديم وثائق إكمال التدريب بما يتوافق مع 6VAC20-90-120 E وما يلي:
      1. يجب أن تقدم الوثائق في غضون 60 يوم من إكمال التدريب ويجب أن تتضمن فقط أسماء المهنيين العاملين في مجال العدالة الجنائية الذين تكون وكالاتهم أعضاء في أكاديمية التدريب المعتمدة للإبلاغ عن التدريب أثناء الخدمة.  
      2.  يجب تقديم الوثائق في غضون 60 يوم من إكمال التدريب ويجب أن تحتوي على أسماء الضباط لتدريب المبتدئين. 
   4. يجب أن تكون جميع الوثائق موقعة من مدير الأكاديمية أو من ينوب عنه.
      
       
2. مذكرة تحويل رصيد التدريب - خطاب الإكمال:
   1. يجب أن ترسل أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة خطاب إتمام التدريب إلى الوكالة التي ينتمي إليها أخصائي العدالة الجنائية.
      1. يجب أن يحتوي خطاب الإكمال على نوع التدريب، على سبيل المثال دورة إنفاذ القانون أثناء الخدمة، ودورة ضباط السجون أثناء الخدمة، وإعادة اعتماد المدربين العامين، إلخ.
      2. يجب أن يحتوي خطاب الإكمال على تاريخ الإكمال وتوقيع مدير الأكاديمية. 
      3. يجب أن يحتوي خطاب الإكمال على اسم ورقم الضمان الاجتماعي لمهني العدالة الجنائية الذي أكمل التدريب.
      4. يجب أن يحتوي خطاب الإكمال على عدد الساعات القانونية وساعات التطوير الوظيفي وإجمالي الساعات المنجزة. 
      5. تقع على عاتق الوكالة التي تتلقى خطاب الإكمال مسؤولية إرسال معلومات التدريب إلى أكاديمية التدريب المعتمدة في مجال العدالة الجنائية التي تحتفظ بسجلات التدريب الخاصة بالوكالة حتى يمكن البدء في توثيق إكمال التدريب وفقًا للمادة 6VAC20-90-120 E عندما يكون الضابط قد جمع ساعات كافية لاستيفاء متطلبات التدريب أثناء الخدمة.
         
          
   2. مسؤولية أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة:
      
      تقع على عاتق أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة، عند تلقي الوثائق من وكالة عضو لتتبع التدريب المنجز حتى يتجمع لدى الضابط ساعات كافية لاستيفاء متطلبات التدريب أثناء الخدمة وتقديم وثائق إكمال التدريب إلكترونيًا وفقًا للمادة 6VAC20-90-120 لمهني العدالة الجنائية
      
       
   3. الاستثناءات:
      1. التدريب على مستوى المبتدئين:
         يجب على أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة التي تجري تدريبًا على مستوى المبتدئين أن تقدم إلكترونيًا وثائق إكمال التدريب وفقًا للوثيقة 6VAC20-90-120 E التي تحتوي على أسماء جميع الأفراد الذين تم تدريبهم بغض النظر عما إذا كانت وكالاتهم أعضاء في أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة أم لا. 
      2. تدريب تطوير المدربين:
         يجب على أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة التي تجري تدريبًا لتطوير المدربين أن تقدم إلكترونيًا وثائق إكمال التدريب وفقًا للوثيقة 6VAC20-90-120 E التي تحتوي على أسماء جميع الأفراد الذين تم تدريبهم بغض النظر عما إذا كانت وكالاتهم أعضاء في أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة أم لا.
         
          
   4. رصيد جزئي معتمد مسبقاً أثناء الخدمة:

يجب استلام استمارات الاعتماد الجزئي المعتمد مسبقًا أثناء الخدمة (PIC) من قبل أكاديمية التدريب المعتمدة في مجال العدالة الجنائية في غضون ستين (60) يومًا بعد الانتهاء من التدريب لكي يتم اعتمادها ضمن متطلبات التدريب أثناء الخدمة.

5. ائتمان فردي جزئي أثناء الخدمة:

يجب استلام استمارات الاعتماد الجزئي الفردي أثناء الخدمة من قبل أكاديمية تدريب العدالة الجنائية المعتمدة في غضون ستين (60) يومًا بعد موافقة الإدارة. 

1. مسؤولية القسم:
   1. استلام النماذج المطلوبة من الإدارة وإدخالها في الوقت المناسب. 
   2. مراجعة محتويات النماذج
   3. إعادة النماذج التي تحتوي على أخطاء إلى الوكالة الأصلية و/أو أكاديمية التدريب على العدالة الجنائية المعتمدة لتصحيحها وإعادة تقديمها.
   4. حل مجالات القلق/التعارض. 
   5. طباعة قوائم الوكالات وتوزيعها على الوكالات لحل التناقضات.
   6. إدخال التصحيحات على قائمة الوكالة بعد استلام الأوراق المناسبة من الوكالة، أي النماذج الإلكترونية 21 31و. 
   7. إخطار الوكالات بالموظفين غير الملتزمين بمتطلبات التدريب. 
   8. استلام ومراجعة ومعالجة استمارات التدريب الميداني المكتملة واستمارات التدريب أثناء العمل. 
   9. استلام طلبات المدربين والموافقة عليها. 
   10. طباعة الشهادات وتوزيعها.
   11. توزيع رقع المدربين. (ملاحظة: لا يتم توزيع الشهادات والتصحيحات إلا للاعتماد الأولي فقط. يتم فرض رسوم رمزية على رقع المدربين).